Ultima revisione: 2026-10-19 19:40

Clienti e Diligence¶

Il registro dei soggetti dello studio e il punto da cui segui i loro adempimenti di verifica antiriciclaggio.

«Clienti e Diligence» raccoglie i soggetti vivi degli atti dello studio — clienti, controparti, soggetti rilevati dalle operazioni AML — e per ciascuno mostra a che punto è la verifica e cosa resta da fare. È la pagina da cui capisci, a colpo d'occhio, chi sblocca un atto, chi attende e chi è bloccante.

Cosa c'è nella pagina¶

Scorrendo la pagina dall'alto verso il basso trovi, nell'ordine: i comandi per far entrare un soggetto, le scorciatoie agli adempimenti di verifica, le viste operativi/archiviati, le pillole di stato, ricerca e filtri, e infine l'elenco dei soggetti. Per ciascun blocco, qui sotto, cosa vedi e cosa ci puoi fare.

I comandi per far entrare un soggetto¶

In cima ci sono i comandi per censire un nuovo soggetto. Con Avvia onboarding apri tu la procedura guidata per registrarlo; con Invia link al cliente mandi al cliente un link perché completi lui i propri dati in autonomia (la Porta B2); Pratiche onboarding porta all'elenco delle pratiche già avviate, per riprenderle e portarle avanti. Se ci sono onboarding a distanza ancora da lavorare, qui compare anche un contatore che rimanda al menu Onboarding.

Le scorciatoie agli adempimenti di verifica¶

Subito sotto, tre riquadri sono le porte agli adempimenti di adeguata verifica: Adeguata verifica raccoglie le pratiche dello studio con la data della prossima revisione; Revisioni in scadenza mette in evidenza quelle da rinnovare prima che scadano; Riscontri su liste raduna i riscontri su liste sanzioni e persone politicamente esposte, da confermare o scartare. Ognuna ha la sua guida dedicata.

Le viste: operativi, archiviati, tutti¶

Tre pulsanti scelgono quali soggetti mostrare: Operativi (i clienti con cui lo studio lavora, è la vista all'apertura), Archiviati (N) (con il numero sempre in vista) e Tutti. La vista scelta resta nell'indirizzo della pagina e si ritrova al ricaricamento.

Nella vista Archiviati convivono due cose diverse: i clienti archiviati, che non sono più operativi e si riattivano dalla loro scheda, e le registrazioni annullate, che erano sbagliate, non si riattivano e rimandano al soggetto corretto. Per questo la vista offre il filtro «Solo archiviati» / «Solo registrazioni annullate», e ogni riga porta il badge del proprio stato.

Le pillole di stato (contano e filtrano)¶

Una fila di sei pillole — Bloccanti, Scaduti, In corso, In revisione, Attivi, Non avviati — dà a colpo d'occhio il polso della situazione e insieme filtra: un clic mostra solo quello stato, un secondo clic toglie il filtro. Sono l'unico comando dello stato del lavoro. Lo stato vale per i clienti operativi: le pillole contano e filtrano solo loro (anche nella vista «Tutti») e nella vista Archiviati si ritirano, sostituite da una nota che ricorda che su un archiviato lo stato del lavoro non si applica. Cosa significano gli stati:

In corso — il cliente è entrato con un onboarding (sottomesso o già approvato) e la sua adeguata verifica è in lavorazione.
In revisione — un soggetto rilevato da un'operazione (una parte dell'atto) non ancora collegato all'anagrafe: attende di essere preso in carico.
Bloccanti, Scaduti, Attivi, Non avviati — riflettono lo stato della verifica del cliente (rispettivamente: una verifica bloccata, una scaduta oltre la data di revisione, una conclusa e valida, oppure nessuna verifica avviata).

Ricerca, ordinamento e filtro per tipo¶

Sopra l'elenco, il campo «Cerca per nome, codice fiscale o P.IVA» trova rapidamente una posizione (la ricerca funziona anche per partita IVA e identificativo estero); un menu riordina la lista (per priorità, attività più recente o nome) e un altro filtra per tipo di soggetto (persona fisica, giuridica, titolare effettivo, controparte). Al ritorno sull'elenco, ricerca, ordinamento, filtri e pagina sono quelli che avevi lasciato.

L'elenco dei soggetti¶

Chiude la pagina l'elenco. Ogni soggetto occupa una riga con il tipo (persona fisica o giuridica), lo stato della verifica, i riferimenti utili (codice fiscale, atto collegato, data dell'ultima attività) e i comandi per aprirlo: il nome apre la scheda, Fascicolo le verifiche, e un bottone di lavoro contestuale a seconda dello stato. Il dettaglio di cosa apre ogni elemento della riga è in Che cos'è un soggetto. Quando l'elenco è lungo, in fondo trovi la paginazione.

Che cos'è un soggetto¶

Un soggetto è una persona — fisica o giuridica — coinvolta negli atti dello studio. Attorno a lui ruotano alcune schede distinte, ciascuna con un ruolo preciso; capirne la differenza aiuta a orientarsi.

La scheda anagrafe è la sua identità: i dati che lo identificano in modo stabile (nome o denominazione, codice fiscale o partita IVA). Nasce quando il soggetto viene censito — al primo passo di un onboarding, oppure da un'operazione AML quando lo prendi in carico.
La pratica di onboarding è il modo in cui il soggetto è entrato: la raccolta iniziale di dati e documenti.
La pratica di adeguata verifica (CDD) è l'adempimento di verifica vero e proprio; nasce quando l'onboarding viene approvato, oppure aperta direttamente dal notaio.
Il Fascicolo («Verifiche AML del cliente») non è una scheda a sé: è una vista che raccoglie in un punto solo tutte le verifiche legate all'identità.

Anche l'elenco «Clienti e Diligence» che stai guardando è una vista: mette insieme i soggetti con un onboarding in corso e quelli rilevati dalle operazioni.

In sintesi, un soggetto è un'identità (la scheda anagrafe) attorno a cui si accumulano fatti datati (onboarding, adeguate verifiche); fascicolo ed elenco sono modi di guardarli, non entità nuove.

Poiché l'identità deve restare una sola, lo studio evita di creare due schede della stessa persona: come funziona, porta per porta, è spiegato in Un soggetto, una scheda.

flowchart TD
    ON[Onboarding · Porta B1 o B2] -->|dati anagrafici| AN[Scheda anagrafe · identità]
    ON -->|sottomessa| REV{Revisione del notaio<br/>da «Pratiche onboarding»}
    REV -->|approvata| CDD[Adeguata verifica]
    NOT[Il notaio la apre a mano] -.-> CDD
    OP[Operazione AML] -.->|se preso in carico| AN
    AN --- FAS[Fascicolo · vista che aggrega le verifiche]

Nell'elenco un soggetto compare in due modi, a seconda di come è arrivato: se è stato rilevato da un'operazione AML (il sistema lo estrae dal testo dell'atto) appare come «soggetto rilevato dall'operazione», in stato «In revisione» e non ancora collegato all'anagrafe; se invece lo censisci tu con l'onboarding direttamente da questa pagina, entra come pratica che porti avanti fino all'approvazione.

Che cosa apre ogni elemento della riga. Ogni elemento ha un compito solo:

il nome, sottolineato, apre la scheda del soggetto: chi è, i suoi dati e i suoi documenti. Anche per un cliente archiviato la scheda si apre, ed è da lì che lo riattivi. Il suo «Fascicolo» resta consultabile con fonti e storia, ma non riceve verifiche né determinazioni finché non lo riattivi. Per una parte rilevata da un'operazione e non ancora collegata all'anagrafe, il nome apre la presa in carico;
Fascicolo apre le verifiche AML del cliente, anche prima che la verifica sia conclusa. Non compare quando il fascicolo non esiste;
il bottone scuro dice quale lavoro apre:
- Riprendi compilazione: l'onboarding è ancora in compilazione, e la procedura guidata riparte dal passo in cui era rimasta;
- Esamina pratica: l'onboarding è stato sottomesso, e si apre la pratica da esaminare e approvare;
- Prendi in carico: la parte è stata rilevata da un'operazione, e si apre la presa in carico per collegarla a un cliente esistente o avviarne l'onboarding.

Un cliente con onboarding approvato non ha un bottone di lavoro: la sua casa è il Fascicolo, e due bottoni verso la stessa pagina farebbero pensare a due cose diverse.

Il comportamento dipende dallo stato, non dalla porta d'ingresso: un soggetto entrato dalla Porta B1 o dalla Porta B2 apre le stesse destinazioni a parità di stato. Quando torni all'elenco, ricerca, ordinamento e pagina sono quelli che avevi lasciato.

Dettagli¶

Alcune domande ricorrenti sull'elenco dei clienti.

Perché lo stesso nome può comparire più volte?

Il sistema riconosce la stessa persona dal codice fiscale, l'identificativo stabile su cui si fonda la riconciliazione. I casi sono tre.

Stessa persona (stesso codice fiscale) in più atti → una sola scheda. Se un soggetto è parte di più operazioni ed è sempre identificato dallo stesso codice fiscale, in lista compare una sola volta; così il conteggio dei clienti resta corretto. Il collegamento a tutti gli atti non va perso: lo ritrovi nel suo Fascicolo, in «Verifiche richieste dagli atti». La riga in lista richiama, per sintesi, solo l'atto più recente.

Soggetto già in anagrafe (cliente esistente) → corrispondenza proposta. Se il codice fiscale coincide con un cliente già presente, il sistema propone la corrispondenza: premi «Collega questo cliente all'operazione» per confermarla (mentre «Consulta il fascicolo» serve solo a leggere la posizione, senza modificare l'operazione).

Soggetto senza codice fiscale → schede separate. Due soggetti con lo stesso nome ma senza codice fiscale (per esempio esteri) restano due schede distinte: il sistema preferisce non unirli, per non fondere per errore due persone diverse.

Per il quadro completo dei presìdi anti-doppione, porta per porta, vedi Un soggetto, una scheda.

Come collego un soggetto a un cliente già esistente?

Per un soggetto senza codice fiscale — o con un codice fiscale che non trova corrispondenza — la «Presa in carico» offre due strade: «Collega a un cliente esistente» e «Avvia onboarding». Con la prima cerchi un cliente già censito (per nome, codice fiscale o codice cliente), lo selezioni dall'elenco «Cliente da collegare» e confermi con «Collega a questo cliente»: la scelta viene registrata come decisione del notaio e aggancia operazione, fascicolo e adempimenti al cliente esistente, senza creare un doppione. Usa «Avvia onboarding» solo se il soggetto è davvero nuovo.

Dove vedo tutti gli atti di un cliente?

Apri il suo Fascicolo → «Verifiche richieste dagli atti». La lista Clienti mostra un riepilogo, non l'elenco completo degli atti collegati.

Come correggo i dati di un cliente?

Apri la sua scheda e premi Modifica. Correggi i dati correnti della stessa persona o dello stesso ente: nome, cognome o denominazione, codice fiscale, sesso, data di nascita, forma giuridica, residenza o sede.

Rettifica dell'identità. Se correggi nome, cognome o denominazione, codice fiscale, tipo, sesso, data di nascita o forma giuridica, devi scrivere motivo e fonte, cioè il documento o l'atto su cui si fonda la correzione. Correggere solo spazi e maiuscole non conta come rettifica.
Residenza, sede, codici ATECO e SAE. Si aggiornano senza motivo.
Storico. Ogni correzione resta nella scheda, sotto «Rettifiche dei dati», con il valore di prima, quello nuovo, chi l'ha fatta e quando. Il dato nuovo non eredita le verifiche fatte sul precedente: dopo una rettifica dell'identità la scheda elenca che cosa va riesaminato.
Tipo di soggetto. Non si cambia se ne dipendono fatti già registrati: onboarding, adeguata verifica, verifiche KYC o KYB, titolarità effettiva, legami. La pagina dice quali.
Altri dati. I documenti d'identità stanno nella sezione Documenti della scheda. Email e telefono si aggiornano da Modifica, come gli altri recapiti, e la correzione resta in «Rettifiche dei dati».

Che cosa faccio se una registrazione è sbagliata?

Per esempio: il tipo di soggetto è errato, la stessa persona è registrata due volte, oppure la scheda porta l'identità di un altro. Apri la scheda sbagliata e premi Annulla registrazione errata.

Indica il soggetto registrato correttamente: il campo propone i soggetti attivi dello studio con nome, codice fiscale e tipo. Se non esiste ancora, registralo prima.
Se il soggetto è stato caricato per sbaglio e un soggetto corretto non esiste, spunta «Caricamento errato: non c'è un soggetto corretto a cui rimandare». La casella compare solo se sulla registrazione non poggia ancora nulla.
Scrivi il motivo.
«Continua: rivedi e conferma» porta a una pagina dedicata che mostra i due soggetti a confronto prima di decidere: nulla viene scritto finché non premi «Conferma l'annullamento».
La registrazione resta agli atti con il motivo, rimanda al soggetto corretto e non si riattiva.
Non cancella atti, documenti né originali.
Quello che poggiava sulla registrazione sbagliata resta lì e non passa al soggetto corretto: le verifiche su di lui si fanno per conto suo.
Il percorso completo è descritto in Annullare una registrazione errata.

Non è la stessa cosa di Archivia. Archivia serve per un cliente vero che non è più operativo, e si può riattivare.

I soggetti rilevati arrivano dalle Operazioni AML.
I documenti del soggetto sono consultabili anche in Archivio Unico.