Clienti e Diligence¶

Questa guida spiega cosa vedi e cosa puoi fare nel menu "Clienti e Diligence".

Sezione in costruzione — analisi in corso, vedi issue #63.

La pagina Clienti e Diligence mostra tutti i soggetti del tuo studio: clienti, controparti, soggetti rilevati dalle operazioni AML. Per ciascuno vedi lo stato della verifica (KYC, KYB, CDD) e le azioni da compiere.

Da dove arrivano i soggetti¶

I soggetti possono arrivare in due modi:

Dall'operazione AML — quando crei un'operazione e il sistema estrae i soggetti dal testo, questi compaiono qui come «soggetto rilevato dall'operazione» (stato «In revisione», non ancora collegato all'anagrafe)
Dall'onboarding diretto — puoi avviare l'onboarding di un nuovo cliente direttamente da questa pagina

Cosa puoi fare¶

Avvia onboarding: crea un nuovo cliente compilando anagrafica, documenti, adeguata verifica (CDD), paesi di operativita
Apri: accedi alla scheda di un soggetto per completarne la verifica
Fascicolo: consulta il fascicolo unificato del soggetto (documenti, verifiche, storico)

Perché lo stesso nome può comparire una o più volte, e come i soggetti vengono riconciliati¶

Nella lista Clienti puoi trovare lo stesso nome più volte, oppure una sola volta anche se la persona è coinvolta in più atti. Non è un errore: il sistema decide se due voci sono la stessa persona basandosi sul codice fiscale, che è l'identificativo stabile su cui si fonda la riconciliazione. I casi possibili sono tre.

1. Stessa persona (stesso codice fiscale) coinvolta in più atti → una sola scheda¶

Se un soggetto è parte di più operazioni ed è sempre identificato dallo stesso codice fiscale, in lista compare una sola volta. Questo mantiene corretto il conteggio dei clienti ed evita che sembri ci siano più adeguate verifiche da svolgere per la stessa persona.

Il collegamento a tutti gli atti in cui è coinvolto non va perso: lo ritrovi nel suo Fascicolo, nella sezione «Verifiche richieste dagli atti», dove è presente una voce per ciascun atto. La riga in lista, per sintesi, richiama invece solo l'atto più recente.

2. Soggetto già presente in anagrafe (cliente esistente) → corrispondenza proposta¶

Quando prendi in carico un soggetto rilevato da un'operazione e il suo codice fiscale coincide con quello di un cliente già presente in anagrafe, il sistema propone quella corrispondenza. Premi «Collega questo cliente all'operazione» per confermarla. La decisione viene registrata e collega davvero il nuovo atto, il fascicolo e i relativi adempimenti; «Consulta il fascicolo» serve invece soltanto a leggere la posizione e non modifica l'operazione.

3. Soggetto senza codice fiscale → schede separate¶

Se due soggetti hanno lo stesso nome ma non hanno un codice fiscale (capita ad esempio con soggetti esteri, o quando il codice fiscale non è stato estratto dall'atto), restano due schede distinte. Il sistema non li unisce automaticamente: preferisce tenerli separati piuttosto che rischiare di fondere per errore due persone diverse.

<<<<<<< Updated upstream Nella «Presa in carico» usa «Collega a un cliente esistente»: cerca per nome, codice fiscale o codice cliente, scegli la posizione corretta e conferma «Collega a questo cliente». Il sistema conserva questa scelta come decisione esplicita del notaio e la propaga all'operazione, al fascicolo e agli adempimenti. Se nessuna posizione corrisponde, usa «Avvia onboarding» per censire un soggetto realmente nuovo.

Come vengono separati Nome e Cognome nell'onboarding di una persona fisica¶

Il campo unico della parte nell'atto non viene separato soltanto in base all'ordine delle parole. Se è disponibile un codice fiscale italiano valido, il sistema confronta le combinazioni possibili con i codici di cognome e nome contenuti nei primi sei caratteri: perciò riconosce sia «Mario Rossi» sia «Rossi Mario», oltre a nomi multipli e cognomi composti. Il codice fiscale serve solo a scegliere tra le parole già presenti nell'atto, mai a inventare dati. Se il codice fiscale manca, è estero, non è valido oppure non dà una soluzione univoca, viene usata la convenzione «Nome … Cognome», mantenendo unite le particelle dei cognomi composti, ad esempio «Giovanni Battista / Della Casa». Il notaio può comunque correggere i campi nel wizard prima della consegna.¶

Per un soggetto senza codice fiscale — o con un codice fiscale che non trova un cliente corrispondente — la «Presa in carico» offre due strade: «Collega a un cliente esistente» e «Avvia onboarding». Con «Collega a un cliente esistente» cerchi un cliente già censito (per nome, codice fiscale o codice cliente), lo selezioni dall'elenco «Cliente da collegare» e confermi con «Collega a questo cliente»: la scelta viene registrata come decisione del notaio e aggancia operazione, fascicolo e adempimenti al cliente esistente, senza creare un doppione. Usa «Avvia onboarding» solo se il soggetto è davvero nuovo.

Stashed changes

Dove vedere tutti gli atti di un cliente: apri il suo Fascicolo → «Verifiche richieste dagli atti». La lista Clienti mostra un riepilogo, non l'elenco completo degli atti collegati.

I soggetti estratti vengono da Operazioni AML
I documenti del soggetto sono consultabili anche in Archivio Unico