Autovalutazione dello studio¶
L'autovalutazione è il documento con cui lo studio dichiara a quali rischi di riciclaggio è esposto, quali misure ha in piedi, quale rischio resta e che cosa intende fare. Non è un adempimento formale: finché non esiste, lo studio non può chiudere gli atti — il programma lo blocca e rimanda qui.
Qui il giudizio è del notaio: il prodotto raccoglie e organizza i fatti e le decisioni, ma non valuta al posto suo.
Ci arrivi dalla voce di menu Autovalutazione dello studio, oppure dal rilievo che compare in Il mio studio quando manca.
Prima di cominciare: due scelte e un'avvertenza¶
La pagina chiede una cosa sola prima di aprire il documento: se lo studio opera già o non opera ancora.
- Operativa — lo studio lavora: descrivi la situazione come è, con le misure effettivamente in piedi. È l'unica che sblocca l'operatività.
- Prospettica — lo studio non opera ancora: descrivi come sarà e a quali condizioni i giudizi valgono. Permette di preparare la formazione, ma non dimostra che le misure esistono: lo studio resta bloccato.
La modalità si cambia, i giudizi no
La modalità si può cambiare anche dopo, dentro il documento. Ma i giudizi già scritti restano come sono: se passi a prospettica, le valutazioni fatte per uno studio che opera non vengono riaperte. Vanno riviste a mano — un presidio previsto non è un presidio attuato.
Fatta la scelta, «Crea la valutazione» apre il documento. La prima volta parte vuoto: nessun giudizio è precompilato.
Il documento: dieci sezioni¶
| Che cosa ci va | |
|---|---|
| 1 | Contesto — scopo e responsabilità, perimetro, dimensione e ruoli, territorio, modello operativo, limiti informativi, metodo; più il periodo osservato e la data di riferimento |
| 2 | Fonti — i fatti su cui poggi i giudizi: ogni fonte ha titolo, data, provenienza e il fatto considerato. Si può citare un documento dell'archivio dello studio o il registro della formazione |
| 3 | Presidi — le misure concrete dello studio, con il responsabile e lo stato. «Operativo» e «da rafforzare» chiedono il riscontro: data, autore e dove sta scritto |
| 4 | Le sei aree — clientela, geografia, prestazioni e servizi, canali, operatività, organizzazione |
| 5 | Azioni — che cosa lo studio intende fare |
| 6 | Fabbisogni formativi — quale formazione serve, per chi, con che priorità |
| 7 | Finanziamento del terrorismo e sanzioni — come sono stati esaminati, o i limiti dell'esame |
| 8 | Riferimenti normativi — con la data di consultazione |
| 9 | Conclusione e riesame — il giudizio complessivo e entro quando rivederlo |
| 10 | Indici ponderati — facoltativi: non sostituiscono i giudizi |
Che cosa vuole ciascuna delle sei aree¶
Per ognuna si scrivono sei cose: l'esposizione concreta (fatti, non formule), quali fonti la dimostrano, il giudizio prima dei presidi, il giudizio dopo, perché è più basso — se lo è — e la decisione sulla formazione.
Un giudizio residuo più basso di quello inerente si regge solo su presidi con un riscontro attuale: se le misure non sono dimostrate, il rischio resta quello di partenza.
Se un'area non riguarda lo studio, si può dichiararla non applicabile scrivendone il motivo. «Non ho dati» non è un motivo: quello è un limite informativo, e va nel contesto.
Fonti e fabbisogni si scrivono una volta sola
Le fonti (sezione 2) e i fabbisogni formativi (sezione 6) si creano una volta, e poi ogni area cita quelli che la riguardano. Non vanno riscritti sei volte.
Come si lavora: il riepilogo in testa¶
Il documento è lungo — su uno studio nuovo sono oltre cinquanta elementi da compilare — ma non va fatto in una sola seduta: la bozza si salva anche a metà e si riprende quando vuoi. Sulla pagina dell'autovalutazione, il riquadro «Bozza in corso» offre Continua la compilazione, per riprendere a scrivere, e Leggi la bozza, per rileggerla per intero senza i campi.
Sopra il modulo c'è la cosa più utile della pagina: l'elenco di ciò che manca per poter adottare, con ogni voce nominata e il collegamento per saltarci. Dice per esempio «Clientela · fonti dei fatti: indica almeno una fonte dei fatti», «Riesame entro: il riesame va fissato dopo la data di riferimento». Compilando, l'elenco si accorcia; finché non è vuoto, l'adozione non è possibile.
I comandi in fondo sono «Salva la bozza» e «Salva e vai all'adozione». Si lavora su una bozza alla volta: finché ne hai una aperta non se ne crea un'altra. Per ricominciare da capo, o per cambiare modalità, la si chiude con «Abbandona la bozza», che si trova sia in fondo al modulo sia sulla pagina dell'autovalutazione, nel riquadro «Bozza in corso». Il comando chiede il motivo: la bozza resta nell'elenco delle versioni come abbandonata, la versione adottata non cambia e torna disponibile «Crea la nuova versione».
Se due persone scrivono la stessa bozza
Se qualcun altro ha salvato nel frattempo, il tuo salvataggio non viene eseguito: la pagina dice chi ha salvato e quando, e ti tiene il testo sotto gli occhi, così non lo perdi. Rileggi la versione salvata prima di rimettere le tue modifiche.
Adottare¶
«Salva e vai all'adozione» porta a una pagina che riassume che cosa stai adottando: modalità, periodo, le sei aree con i due giudizi e la decisione sulla formazione, e i conteggi di fonti, presidi, azioni e fabbisogni. C'è il rimando per rileggere il documento intero prima di confermare.
Per adottare si spunta «Ho riletto il contenuto completo e lo adotto come autovalutazione dello studio»: senza quella spunta il comando non fa nulla.
Adottare non è firmare. È un atto del notaio dentro il programma: resta registrato chi, quando, e l'impronta del documento. Una firma elettronica, se la vuoi, si aggiunge dopo e riguarda esattamente gli stessi contenuti.
Se la versione è prospettica e sostituisce una operativa, la pagina chiede una seconda conferma: che hai capito che il requisito della valutazione operativa non risulterà più soddisfatto.
Che cosa succede dopo¶
Adottata la valutazione, in Il mio studio il rilievo sparisce e lo stato dell'impianto passa da «bloccato» a operativo: da quel momento gli atti si chiudono.
Il documento entra in Archivio Unico con la sua impronta, e vi resta conservato.
Dal documento adottato si apre anche il piano formativo: il programma raccoglie i fabbisogni che hai scritto nelle aree e ne fa una bozza di percorso, dove decidi corsi, persone, durate e termini. Il prodotto non sceglie i corsi al posto tuo, e se non ce n'è uno pertinente non ne assegna uno a caso.
Rivedere, correggere, aggiornare¶
Il contenuto adottato non si modifica: per cambiarlo si apre una nuova versione, che parte dal testo di quella corrente. Fino a quando non la adotti, resta valida la precedente.
Adottata la nuova, la vecchia diventa superata e resta leggibile com'era.
Alla data di riesame la valutazione resta valida, ma la pagina lo segnala. Dal documento si può anche segnalare un cambiamento che chiede un riesame anticipato, e registrare che le azioni promesse sono state fatte: sono fatti successivi, che non toccano il testo adottato.
Il dettaglio della vita di una versione — stati, che cosa blocca l'adozione, i documenti che produce — sta in Versioni, adozione e documenti.