Adeguata verifica — Workbench¶
La postazione da cui il notaio esamina una pratica di adeguata verifica e la porta a compimento: le risposte raccolte, gli obblighi di legge da assolvere, la decisione sul tipo di verifica e, in fondo, la conclusione della verifica (o l'astensione).
Ci arrivi dall'elenco delle pratiche in «Clienti e Diligence» → «Adeguata verifica», aprendo una pratica (o dalla coda «Revisioni in scadenza», con «Revisiona»).
Cosa vedi nella pagina¶
In testa, il soggetto della pratica, il suo codice e il tipo di verifica in corso (semplificata, ordinaria, rafforzata). Sotto, la pagina è divisa in blocchi:
| Blocco | A che cosa serve |
|---|---|
| Rischio del cliente | il primo riquadro: la fascia di rischio e i fattori che l'hanno alzata (vedi sotto) |
| Risposte CDD | le risposte raccolte in fase di raccolta dati (dichiarazioni del cliente, scopo del rapporto, fonte dei fondi…), ciascuna con la sua origine |
| Obblighi di verifica | la checklist degli adempimenti di legge e il loro stato (vedi sotto) |
| Stato aggiornamento | stato della pratica, data dell'ultima revisione e della prossima |
| Decisione | l'esito della revisione sul tipo di verifica |
| Conclusione dell'adeguata verifica | il gesto che chiude la verifica |
| Astensione (art. 42) | la strada alternativa quando la verifica non è completabile |
Il rischio del cliente¶
È il primo riquadro della pagina, ed è il dato che orienta tutto il resto: da quanto è rischioso il cliente dipende quanta verifica va fatta.
Riporta il livello — Basso, Medio, Alto, Severo — con una banda colorata sul lato che ne segue la fascia, così si coglie senza leggere. Sotto, i fattori che alzano il rischio, scritti per esteso: «Posizione politicamente esposta», non una sigla.
«Calcolo parziale»
Accanto al livello può comparire la dicitura «calcolo parziale». Significa che la metodologia del tuo studio non prevede ancora un fattore per qualcosa che il sistema ha comunque rilevato — tipicamente la posizione politicamente esposta — e che quindi il livello indicato non ne tiene conto. Il riquadro dice quale fattore manca e dove aggiungerlo, nella configurazione del rischio.
Questo non abbassa le tutele: le misure rafforzate previste dagli articoli 24 e 25 seguono le loro condizioni qualunque sia il livello calcolato. Un cliente politicamente esposto resta in verifica rafforzata anche se il punteggio lo colloca in basso.
Gli obblighi di verifica¶
È il cuore del Workbench: l'elenco degli adempimenti previsti dalla legge per quel tipo di verifica (la checklist si allunga passando da semplificata a rafforzata). Ogni riga mostra che cosa risulta e da che cosa risulta, non una semplice spunta. Le righe non sono tutte uguali: si distinguono per natura.
Obblighi che risultano da un atto della pratica. Alcuni si accendono da soli — passano a «Risulta agli atti» — quando l'atto che li sostiene entra nel fascicolo: per esempio lo scopo del rapporto (dalle risposte raccolte), il titolare effettivo di una società (dalla visura), il riscontro su liste (dallo screening già eseguito). Questi non si dichiarano a mano: dichiararli sopra un dato già registrato creerebbe due verità sullo stesso obbligo.
Il riscontro su liste ha un passaggio in più. Lo screening eseguito resta agli atti come fatto, ma non basta: se il soggetto ha riscontri che il notaio non ha ancora deciso, la riga lo dice con lo stato «Screening eseguito · riscontri da determinare», indica quanti sono e offre il collegamento «Apri i riscontri da determinare» verso la coda dei riscontri. Torna a «Risulta agli atti» quando non restano riscontri da decidere. Un riscontro confermato resta nella prova della riga e pesa sul rischio e sulle misure applicabili.
Obblighi che il notaio determina. Altri adempimenti nessun automatismo può produrli: li determina il notaio, con il modulo «Registra la determinazione» presente sulla riga. Si sceglie l'esito, si scrive una motivazione (obbligatoria) e, se serve, si indica la fonte. Ciò che resta agli atti è una determinazione con autore e data, non una casella spuntata.
- Alcune misure sono continuative (per esempio il controllo costante e il monitoraggio): non si «assolvono» una volta per tutte, si dispongono — la riga diventa «Misura in corso».
- Dove il presupposto può davvero mancare, il modulo offre «Non applicabile nel caso concreto» (per esempio l'approvazione del vertice in uno studio individuale, dove non c'è un organo sopra il notaio).
Le determinazioni si accumulano ad appendice in fondo alla checklist («Determinazioni sulle misure»): una determinazione successiva supera la precedente senza cancellarla, così la storia resta ricostruibile.
Perché non è una semplice spunta
La legge non chiede al notaio di confermare a mano di aver fatto ciò che ha fatto: chiede che risulti dagli atti. Per questo la checklist dichiara che cosa risulta e da che cosa, e dove serve una decisione professionale la registra come determinazione motivata — non come casella.
Chi compie l'operazione¶
Una sezione dedicata chiede di dichiarare se il cliente agisce in proprio oppure tramite un esecutore. Nel secondo caso si indicano chi è (nome e codice fiscale), da che cosa discendono i suoi poteri (procura, rappresentanza, carica…) e su quale documento è stato identificato. Il silenzio non vale come «agisce in proprio»: finché non lo dichiari, l'obbligo di identificazione non è assolto e la riga dice che cosa manca.
La verifica dell'identità¶
L'obbligo di verifica dell'identità (art. 19) si assolve registrando il riscontro svolto. Ci sono due strade, entrambe valide: la riga dell'obbligo mostra da quale delle due l'identità risulta e, finché non risulta, indica che cosa manca.
Sul documento d'identità. Il controllo del documento non si registra qui nel Workbench, ma nella scheda del soggetto, sezione «Documenti». Lì, per ogni documento a registro, si sceglie l'esito — valido, invalido o da reinviare — e si annota che cosa si è verificato; il riscontro resta agli atti con nome e data. Finché il controllo manca, la riga dell'obbligo porta il collegamento «Registra il controllo di un documento (scheda, sezione Documenti)», che apre direttamente quella sezione; una volta registrato, la riga dice da quale documento e con quale esito l'identità risulta, e il collegamento non compare più. Un nuovo controllo sullo stesso documento non cancella il precedente: resta nello storico «Controlli precedenti» della scheda.
Su un'altra fonte attendibile. Se l'identità è stata riscontrata in un altro modo ammesso — identità digitale (SPID, CIE, eIDAS), firma elettronica qualificata o identificazione eseguita da un terzo — lo si registra qui nel Workbench, nell'apposito riquadro, scegliendo la fonte e annotando gli estremi che permettano di risalire al riscontro.
La decisione sul tipo di verifica¶
Nel blocco Decisione si registra l'esito della revisione: Confermata (il tipo resta), Modificata o Escalation (si passa a un tipo di verifica più alto). Il tipo di verifica si può alzare, mai abbassare (art. 23). La motivazione è obbligatoria quando cambi il tipo o chiedi un'escalation.
Concludere la verifica¶
Il gesto «Concludi adeguata verifica» chiude la pratica. La conclusione pretende che le misure applicabili siano determinate, che il rischio sia valutato e che non restino riscontri su liste da determinare sul soggetto. Se manca qualcosa, lo leggi prima di premere: il riquadro giallo «Per concludere la verifica manca ancora» elenca una voce per ogni cosa da fare (le misure ancora da determinare, quanti riscontri restano da esaminare), e finché l'elenco non è vuoto il bottone resta spento. Quando l'ultima voce è sistemata il riquadro sparisce e il bottone si accende. Ciò che resta agli atti è la determinazione — chi ha concluso, quando e su quali risposte — insieme agli eventuali residui.
Astenersi (art. 42)¶
Quando la verifica non è completabile (per esempio il cliente non fornisce i dati), il notaio può disporre l'astensione, con motivazione obbligatoria: la pratica non si conclude e resta agli atti la ragione. L'art. 42 chiede anche di valutare, nello stesso momento, se ricorrono i presupposti di una segnalazione di operazione sospetta: resta una decisione separata — astenersi non segnala.
Cosa puoi fare¶
- Leggere le risposte raccolte e lo stato di ogni obbligo di legge.
- Determinare gli obblighi che richiedono una decisione del notaio, con motivazione e fonte agli atti.
- Dichiarare chi compie l'operazione e registrare il riscontro dell'identità.
- Decidere sul tipo di verifica e concludere la verifica, oppure astenerti.
Collegamento con gli altri menu¶
- Le pratiche nascono e si elencano in Adeguata verifica; una nuova si apre da Nuova pratica.
- Il riscontro su liste che alimenta l'omonimo obbligo si governa in Riscontri su liste.
- Le determinazioni prese qui restano nella storia di verifica del cliente (Verifiche AML del cliente).