Un soggetto, una scheda¶
Ogni persona — fisica o giuridica — deve avere una sola scheda anagrafe nello studio. Due schede per la stessa persona sono due fascicoli separati: verifiche, documenti e adempimenti si spezzano in due, e nessuno dei due racconta la posizione per intero.
L'identificativo su cui lo studio riconosce «è la stessa persona» è il codice fiscale (per le persone giuridiche, la partita IVA). Attorno a questo il sistema mette alcuni presìdi che, porta per porta, evitano di creare doppioni.
Come lo studio evita i doppioni, porta per porta¶
Quando censisci un cliente (onboarding). Se al primo passo inserisci un codice fiscale che appartiene già a un soggetto in anagrafe, il sistema non crea una seconda scheda: te lo dice e ti nomina la scheda esistente (nome e codice), così apri quella invece di sdoppiare il fascicolo. Vale sia quando compili tu la pratica (Porta B1), sia quando è il cliente a compilarla dal link (Porta B2). Vale anche se torni sul passo dei dati e cambi il codice fiscale dopo il primo salvataggio: il nuovo codice viene confrontato con l'anagrafe e, se è già di un altro soggetto, il salvataggio si ferma e ti nomina quella scheda. Se in quel momento il sistema non riesce a fare il controllo, preferisce fermarsi piuttosto che rischiare un doppione.
Quando un soggetto arriva da un'operazione (con codice fiscale). Una parte rilevata da un atto viene confrontata per codice fiscale con l'anagrafe: se quella persona è già un cliente, il sistema propone di collegarla al cliente esistente invece di crearne una nuova (vedi Come collego un soggetto a un cliente già esistente). Il collegamento resta registrato come tua decisione.
Quando un soggetto non ha un codice fiscale. Due soggetti con lo stesso nome ma senza codice fiscale (per esempio esteri) restano schede distinte: senza un identificativo stabile il sistema preferisce non unirli, per non fondere per errore due persone diverse. In questi casi, se sai che è lo stesso cliente, usa «Collega a un cliente esistente» dalla presa in carico. Se il codice fiscale arriva dopo, mentre completi l'onboarding, e appartiene già a un cliente, il sistema non lo scrive: ti nomina il cliente esistente e ti indica di collegarlo con «Collega a un cliente esistente», invece di registrare la stessa persona una seconda volta.
Quando correggi una scheda (Modifica). La correzione dei dati non viene bloccata da un doppione che già esisteva a monte: puoi sistemare tipo di soggetto, residenza o un refuso senza intoppi. Il controllo sul codice fiscale scatta solo se cambi il codice fiscale — e in quel caso non puoi portarlo su un codice già di un altro soggetto.
Quando prendi in carico da un'operazione e il controllo non riesce. Se per un errore momentaneo il sistema non riesce a leggere l'anagrafe, non crea «per sicurezza» una scheda nuova: la domanda «questa persona ha già una scheda?» viene ripetuta nel momento stesso in cui la scheda verrebbe scritta, e se neanche lì si può rispondere l'operazione si ferma.
Lo stato dei presìdi, a colpo d'occhio¶
Ogni porta d'ingresso e il suo esito: oggi tutte le porte note sono coperte.
Se ti accorgi che due schede sono la stessa persona nonostante tutto, la scheda sbagliata si sistema con «Annulla registrazione errata» (vedi Che cosa faccio se una registrazione è sbagliata), indicando quella corretta.