Conservazione a norma¶
Questa pagina serve a depositare un documento presso un servizio di conservazione esterno e a conservarne la prova. È un servizio aggiuntivo e facoltativo: l'obbligo di conservare dieci anni, previsto dall'art. 31, è già assolto dall'Archivio Unico e dalla Conservazione decennale. Il deposito qui serve quando si vuole una prova tecnica ulteriore — che quel documento, in quella forma, esisteva a quella data.
A schermo la pagina si chiama «Conservazione (eArchive)», e ci arrivi dai collegamenti in testa all'Archivio Unico.
Un limite da conoscere prima di usarla
Il servizio non è qualificato ai sensi del regolamento europeo sull'identità digitale: produce evidenze tecniche, non la presunzione di legge che spetta ai conservatori qualificati. La pagina lo dichiara da sé. Per l'obbligo antiriciclaggio questo non è un problema — quell'obbligo è assolto altrove — ma non si può presentare un deposito fatto qui come se fosse una conservazione qualificata.
Se il servizio non è attivo¶
Il deposito richiede che il servizio di conservazione sia configurato per lo studio. Quando non lo è, la pagina lo dichiara in testa e sotto ogni comando, e nessun deposito viene eseguito: non resta nulla a metà. In quel caso non insistere con i comandi e segnalalo a chi segue l'antiriciclaggio dello studio, perché la configurazione non si fa da qui.
I tre modi di depositare¶
Un documento alla volta¶
Carichi un PDF — meglio se in formato PDF/A, quello pensato per la conservazione — e indichi fino a quando va conservato. Alla conferma parte la cerimonia di firma: il deposito avviene solo a firma verificata, quindi se la firma non si completa non viene conservato nulla.
Il registro degli eventi d'archivio¶
Il comando «Deposita audit (firma massiva)» esporta il registro degli eventi dell'archivio dello studio — l'elenco in sola aggiunta di tutto ciò che è accaduto — e lo deposita sigillato in un unico blocco.
Non chiede nessun gesto di firma: usa il mandato che hai già autorizzato una volta in «Firme Massive». L'identità con cui il deposito risulta firmato è quella del mandato.
I documenti probatori dello studio¶
Il comando «Conserva i documenti d'archivio (firma massiva)» deposita in un colpo solo i documenti che valgono come prova — la metodologia di valutazione del rischio firmata, le relazioni, i pacchetti di chiusura, le segnalazioni — scegliendo fra quelli non ancora depositati. Anche qui una firma sola per molti documenti, con il mandato attivo.
La pagina dichiara quanti documenti non sono ancora stati depositati, e precisa che non si tratta di un arretrato da smaltire: è la misura di un servizio facoltativo, non di un adempimento mancante.
Controllare un documento contro la sua prova¶
È la funzione più utile della pagina, e si usa in un caso preciso: hai in mano una copia di un atto e vuoi sapere se è esattamente quella che hai firmato o depositato.
Serve indicare il riferimento della prova — l'identificativo della firma, che si legge sulla ricevuta della cerimonia, oppure quello del deposito, che si legge nell'elenco qui sotto — e caricare il file da controllare. Il programma ricalcola l'impronta del file e la confronta con quella sigillata: un solo byte diverso e la corrispondenza cade.
Il file che carichi per il controllo non viene conservato né firmato: serve solo al confronto.
L'elenco dei depositi¶
In fondo alla pagina i depositi già fatti, con per ciascuno il documento, lo stato, se l'impronta è stata registrata su un registro pubblico, fino a quando è conservato e le azioni disponibili. Finché non è stato depositato nulla, l'elenco lo dichiara.
Collegamento con gli altri menu¶
- L'obbligo dei dieci anni, i blocchi legali e il registro di conservazione stanno in Conservazione decennale.
- La vista di tutti i documenti dello studio è l'Archivio Unico.