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Ultima revisione: 2026-10-08 18:24

Conservazione decennale (art. 31)

I documenti antiriciclaggio dello studio si conservano dieci anni: lo impone l'art. 31 del D.Lgs 231/2007. Questa pagina è il presidio di quell'obbligo: dice da quando decorre il termine per ciascun documento, quali documenti sono trattenuti da un vincolo, e tiene il verbale con cui lo studio può dimostrare che l'archivio è quello di sempre. È questo il presidio che assolve l'obbligo di legge: il deposito presso un servizio esterno, in Conservazione a norma, è un servizio aggiuntivo e facoltativo. Qui non si deposita e non si firma. E non si cancella nulla a mano: scaduto il termine, la cancellazione è un'operazione automatica che avviene di notte.

Ci arrivi da Archivio Unico → «Conservazione 10 anni».

Le tre regole in testa alla pagina

Tre riquadri riassumono il presidio, e sono in sola lettura: nessuno dei tre si configura da qui.

  • Politica: dieci anni, che decorrono dalla data dell'atto concluso, dalla cessazione del rapporto con il cliente o dalla trasmissione della segnalazione, secondo il documento.
  • Esecuzione: ogni notte il sistema scrive le date arrivate e conta i documenti scaduti, senza scartarli; lo scarto lo avvia chi gestisce l'installazione.
  • Garanzia: un blocco legale sospende la cancellazione fino a quando resta apposto.

Documenti con la conservazione ferma

Perché i dieci anni possano decorrere serve una data da cui contarli: la data dell'atto, la chiusura del rapporto con il soggetto, la trasmissione della segnalazione. Quando quella data non c'è ancora, il termine non parte e il documento resta conservato: lo scarto a scadenza non lo tocca.

La carta in questa pagina dichiara quanti sono e li divide in due gruppi, che è bene non confondere: quelli in attesa della data, che la riceveranno quando il lavoro farà il suo corso, e quelli senza una data prevista, per i quali non arriverà mai perché la loro categoria non ne prevede una. Sotto, i motivi sono contati uno per uno.

Il comando «Apri l'elenco» porta alla pagina Documenti con la conservazione ferma, dove ogni documento è elencato con il soggetto a cui appartiene, il motivo in chiaro e che cosa deve succedere perché la data arrivi. Lì ci sono anche la ricerca, i filtri e l'esportazione.

Che cosa comporta, in pratica

Finché un documento è in questa condizione la cancellazione automatica non lo tocca: resta conservato. Il rischio non è di perderlo, è di conservarlo oltre il necessario senza poter dire da quando il termine decorre.

Blocchi legali

Il blocco legale è il vincolo che sospende la cancellazione a tempo indeterminato: si appone quando un documento serve a un procedimento e non deve essere ridotto allo scadere dei dieci anni. La sezione «Blocchi legali in essere» è il registro dei vincoli attivi; quando non ce n'è nessuno la pagina lo dice, e la conservazione segue il termine di legge su tutto l'archivio.

Un blocco si appone e si rimuove dalla scheda del documento, con il comando «Applica blocco legale», e chiede sempre una motivazione: resta agli atti con chi l'ha disposta e quando, e si rilegge nella «Cronologia archivio» del documento.

Due cose da sapere:

  • il blocco congela la prova, non apre il contenuto. Di un documento fuori dal tuo perimetro di consultazione vedi il vincolo — codice, tipo, chi lo ha apposto e perché — e lo puoi rimuovere, ma non aprire.
  • il blocco non altera l'archivio. Apporlo è un atto legittimo del presidio, e per questo resta fuori dal sigillo del registro di cui si parla qui sotto.

Il registro di conservazione

Il registro è il verbale con cui lo studio dimostra di aver conservato l'archivio in modo ordinato. Il comando «Chiudi il registro» ne scrive una riga nuova: fotografa l'archivio e, per ogni tipo di documento, annota quanti ne contiene e l'impronta dell'insieme — una sigla calcolata sui documenti, che cambia se i documenti cambiano.

La verifica rilegge l'elenco depositato alla chiusura, ricalcola l'impronta sui documenti di oggi e confronta le due: se l'archivio non è più quello sigillato — oppure se l'elenco depositato non si trova più — il registro lo dichiara e quella riga non risulta verificata.

Che cosa copre l'impronta, e che cosa no

Per ogni documento verbalizzato l'elenco sigilla il codice, l'impronta del contenuto, la versione corrente, lo stato di conservazione e il riferimento al file.

Dove l'archivio non conserva un'impronta del contenuto — e la colonna «contenuto sigillato» dice per quanti documenti accade — il sigillo lega l'identità e la collocazione del documento, non i suoi byte. Per quei documenti, una sostituzione del contenuto sotto lo stesso codice il registro non la rileva. È un limite dichiarato, non un difetto nascosto: vale la pena conoscerlo prima di fondare una difesa sul verbale.

Restano fuori dall'impronta, di proposito, il blocco legale e il termine di conservazione.

Chi può fare che cosa

Il registro lo consulta chiunque acceda a questa pagina: un verbale che solo chi lo firma può guardare non sarebbe controllabile da nessuno. Chiuderlo e verificarlo sono invece atti imputabili e spettano a chi ne risponde: il notaio dello studio o chi gestisce l'installazione.

Finché nessuno lo ha chiuso, la pagina dichiara che nessuna consistenza dell'archivio è stata verbalizzata.

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