Ultima revisione: TODO — scheda da rivedere

Il mio studio¶

Questa guida spiega cosa vedi e cosa puoi fare nel menu "Il mio studio" — la pagina principale del tuo studio sulla piattaforma.

Come viene popolata questa pagina¶

La pagina "Il mio studio" viene preparata automaticamente quando l'amministratore della piattaforma completa la configurazione del tuo studio. I dati che vedi — ragione sociale, ruoli, documenti, integrazioni — derivano dalle scelte fatte durante il setup iniziale.

Dopo l'attivazione e il primo accesso (accettazione dei Termini di Servizio, della Privacy AML/GDPR e attivazione della firma elettronica), questa e la prima pagina su cui atterri. Da qui puoi avere una visione completa del tuo studio.

Le informazioni di configurazione sono in sola lettura: se qualcosa non e corretto, va segnalato all'amministratore della piattaforma che ha configurato lo studio.

La carta d'identita dello studio¶

Info studio¶

La sezione in testa alla pagina mostra i dati identificativi del tuo studio:

Ragione Sociale — il nome ufficiale dello studio
Codice Fiscale e Partita IVA
Tipo Soggetto Obbligato — la categoria ai fini della normativa antiriciclaggio (es. Notaio)
Paese di costituzione
Contatto amministrativo e contatto compliance — i riferimenti inseriti in fase di configurazione

Questi dati sono quelli dichiarati al momento dell'attivazione dello studio e non sono modificabili dal DG.

Classificazione e modello operativo¶

Sotto i dati anagrafici trovi due sezioni che descrivono come e stato classificato il tuo studio:

Classificazione Soggetto Obbligato — il settore (es. "Studio notarile" per i Notai), il sotto-profilo e il tipo di soggetto obbligato
Modello operativo — come e organizzata l'operativita del tuo studio: il modello di lavoro, i canali operativi, il numero stimato di clienti e operazioni, i prodotti e servizi offerti

Queste informazioni orientano il comportamento della piattaforma: quali documenti sono obbligatori, quali controlli sono attivi, come sono strutturati i fascicoli delle operazioni.

Struttura AML dello studio¶

Questa sezione elenca i ruoli AML definiti per il tuo studio e le persone assegnate a ciascun ruolo. I ruoli possibili sono:

DG — Designato al Governo, responsabile ultimo del presidio antiriciclaggio
RFA — Responsabile Funzione Antiriciclaggio
RSOS — Responsabile Segnalazioni Operazioni Sospette
ERA — Esecutore Risk Assessment
IA — Internal Audit
TEAM — Membri del team operativo
SU — Staff di supporto

Per ciascun ruolo vedi nome ed email della persona designata. In studi di piccole dimensioni, la stessa persona puo ricoprire piu ruoli (es. il DG e anche RFA).

Designazione dei ruoli¶

Quando una nuova persona viene aggiunta allo studio con un ruolo di governance, non diventa automaticamente il titolare formale di quel ruolo: compare prima in una sezione dedicata, "Ruoli rilevati non ancora designati", dove il DG ne formalizza la designazione.

Per ciascun utente non ancora designato vedi il ruolo rilevato, il nome, l'email e un identificativo. L'azione disponibile dipende dallo stato del ruolo:

Ruolo libero — la card mostra il bottone "Formalizza designazione". Alla conferma l'utente diventa il titolare formale del ruolo e compare tra i ruoli designati nella "Struttura AML".
Ruolo gia assegnato — se un altro account ricopre gia quel ruolo, l'utente resta comunque visibile con l'avviso "L'incarico e gia assegnato a un'altra persona" e non offre la formalizzazione diretta. Per designare il nuovo account occorre prima revocare la designazione attuale e poi formalizzare la nuova, cosi lo storico delle designazioni resta integro.

La conferma della designazione avviene in pagina — non con una finestra del browser — e resta agli atti.

I ruoli che per loro natura possono avere piu titolari contemporaneamente (ruoli collegiali) sono in corso di definizione: al momento seguono lo stesso comportamento dei ruoli a titolare unico.

Oggetto operativo¶

Indica come sono organizzati i fascicoli AML del tuo studio. A seconda del settore, i fascicoli possono essere strutturati per:

Atto / Prestazione Professionale — tipico dei notai: ogni atto e un fascicolo a se
Cliente + Transazione — tipico delle banche: monitoraggio transazionale continuo
Cliente + Rapporto Continuativo — per assicurazioni e SGR: il rapporto e l'unita di lavoro
Misto — doppio binario per strutture complesse

Questa scelta determina come vedrai le operazioni nel menu "Operazioni AML" e come saranno organizzati i controlli.

Lo stato del tuo presidio AML¶

Cruscotto stato studio¶

In testa alla pagina trovi un pannello che mostra lo stato complessivo del tuo presidio antiriciclaggio. Lo stato puo essere:

Operativo — tutto in regola, nessun blocco
Operativo con avvisi — ci sono situazioni da monitorare ma l'operativita non e compromessa
Bloccato — ci sono problemi da risolvere prima di poter operare normalmente

Sotto lo stato, i problemi sono raccolti in due gruppi, Blocchi e Avvisi: ognuno dice che cosa manca, a chi tocca, e ha un comando per andare a sistemarlo.

Il cruscotto verifica automaticamente diversi aspetti: lo stato della metodologia di rischio (RBA), la completezza dei documenti obbligatori, lo stato della firma elettronica, la conformita dell'archivio e le regole specifiche del tuo settore.

Autovalutazione dello studio¶

Mostra lo stato dell'autovalutazione dello studio, la valutazione dei rischi che il DG scrive e adotta. Lo stato puo essere:

Nessuna autovalutazione adottata — va scritta e adottata da «Autovalutazione dello studio»
Bozza — in compilazione; non cambia lo stato dello studio finche non e adottata
Adottata (operativa) — soddisfa il requisito della valutazione dello studio
Adottata (prospettica) — permette di preparare la formazione, ma non prova l'operativita dello studio
Da riesaminare — la data di riesame scelta dal DG e passata: la versione resta valida, con una riserva visibile

Per gli studi che l'avevano, la valutazione firmata del modello precedente resta effettiva finche il DG non adotta la prima versione. Se lo stato non e quello richiesto, alcune operazioni potrebbero non essere completabili: vedi Autovalutazione dello studio.

Controlli e approvazioni¶

Riepilogo dei controlli attivi sul tuo studio e della matrice di approvazione configurata: ogni dominio si risolve a un livello tra esecuzione automatica, approvazione singola del notaio (DG) o firma formale. Questi parametri governano chi deve approvare cosa nelle decisioni AML. Le decisioni sensibili (SOS, report, determinazioni di rischio) si risolvono ad approvazione singola: il notaio (DG) le firma da solo, con firma singola via GoeSign.

Integrazioni e moduli¶

Elenca i sistemi esterni collegati al tuo studio e il loro stato:

Connesso — l'integrazione e attiva e funzionante
Fallback manuale — l'attivita si svolge fuori sistema, con tracciamento manuale
Non necessario — non rilevante per il tuo settore

Le integrazioni determinano cosa vedi nelle altre pagine: ad esempio, se lo screening e connesso, nella scheda di un cliente vedrai i risultati PEP/sanzioni in tempo reale; se e in fallback manuale, dovrai caricare le evidenze a mano.

Le tue code operative¶

Nella pagina trovi diversi riquadri che ti mostrano cosa richiede la tua attenzione:

Priorita di oggi¶

Le attivita piu urgenti della giornata, ordinate per importanza. Cliccando su ciascuna vai direttamente alla pagina dove puoi intervenire.

Da firmare¶

Elementi in attesa della tua firma elettronica: decisioni AML, report, documenti normativi. Cliccando "Firma" si apre la cerimonia di firma nel browser (richiede l'identita di firma attiva).

Da approvare¶

Elementi in attesa della tua approvazione: verifiche CDD completate, documenti proposti per la pubblicazione, decisioni che richiedono il tuo via libera.

Da fare¶

Task operativi ancora aperti: verifiche da completare, informazioni da integrare, controlli da eseguire.

Prossimi passi operativi¶

Suggerimenti su cosa fare dopo, in base allo stato corrente del tuo studio e delle operazioni in corso. Ogni voce dice che cosa fare, a che punto è (Da fare, Attenzione, Completato, Informativo), a chi tocca, e ha un comando che porta dove la si fa.

Documenti AML dello studio¶

Questa sezione elenca i documenti normativi e le evidenze del tuo studio. Non e un archivio separato: e una vista dei documenti che trovi anche nel menu Archivio Unico, filtrata per quelli che riguardano direttamente il tuo studio.

Cosa trovi in questa lista¶

Documenti normativi obbligatori — le policy e le procedure AML richieste dalla normativa per il tuo settore (es. Policy Antiriciclaggio, Procedura CDD, Procedura SOS). Partono come bozze e vanno portati allo stato "in vigore" attraverso il percorso di revisione, approvazione e pubblicazione disponibile nel menu Normativa
Evidenze di setup — documenti generati automaticamente al momento dell'attivazione dello studio, come il pacchetto di chiusura della configurazione (Setup Closing Pack). Sono conservati come prova della configurazione iniziale. L'autovalutazione dello studio non nasce con l'attivazione: la scrive e la adotta il DG

Cosa puoi fare¶

Per ciascun documento puoi:

Aprire il documento nel visualizzatore interno
Scaricare il file originale

Se un documento non e ancora disponibile (es. in attesa di completamento), vedrai un messaggio che spiega il motivo al posto dei bottoni di apertura.

Ciclo di vita dei documenti¶

I documenti normativi del tuo studio seguono un percorso preciso:

Bozza — il documento parte come copia del modello fornito dalla piattaforma
In revisione — il responsabile (tipicamente l'RFA) lo rivede e lo personalizza
Approvato — il DG o l'RFA lo approvano
In vigore — il documento e attivo e vincolante per lo studio
Eventualmente Superato o Ritirato — quando una nuova versione lo sostituisce o non e piu necessario

Le transizioni di stato (invia in revisione, approva, pubblica, ritira) si gestiscono dal menu Normativa. Ogni passaggio e tracciato e le versioni precedenti restano consultabili.

Copertura AML¶

Il comando «Copertura AML» apre il confronto fra le voci del catalogo AML e le attività della checklist dello studio: che cosa è collegato, che cosa in parte, che cosa manca. È una verifica della configurazione, non della conformità: la spiega la scheda Copertura AML.

Operazioni AML — la classificazione del tuo studio e l'oggetto operativo determinano come sono strutturati i fascicoli delle operazioni
Clienti e Diligence — i soggetti delle tue operazioni appaiono qui con il loro stato di verifica
Autovalutazione dello studio — la valutazione dei rischi dello studio, le sue versioni e il piano formativo che ne discende
Archivio Unico — tutti i documenti del tuo studio, inclusi quelli che vedi nella sezione "Documenti AML"
Normativa — dove gestisci le transizioni di stato dei documenti normativi (revisione, approvazione, pubblicazione)
Approvazioni e Firme — le decisioni in attesa della tua firma o approvazione, che trovi anche nei riquadri "Da firmare" e "Da approvare" di questa pagina
Formazione — i corsi AML assegnati al tuo ruolo e il piano formativo dello studio