Archivio Unico¶
L'Archivio Unico raccoglie tutto ciò che lo studio conserva in materia antiriciclaggio, con lo stato di ciascun documento: le policy e le procedure interne, i documenti d'identità e le verifiche dei soggetti, le relazioni delle operazioni, le firme, gli attestati di formazione e i pacchetti preparati per le autorità. È l'equivalente digitale del registro cartaceo previsto dalla normativa, e il posto in cui cercare quando serve ritrovare una prova.
Non è un luogo dove si creano documenti: i documenti arrivano qui dai moduli in cui nascono — un'operazione, una verifica, una segnalazione, la normativa dello studio — e qui si conservano, si ritrovano e si dimostrano.
Ci arrivi dalla voce Archivio Unico nel menu.
Le tre pagine del modulo¶
In testa alla pagina ci sono i collegamenti alle due pagine sorelle, che hanno compiti distinti:
- Conservazione a norma — il deposito dei documenti presso un servizio di conservazione esterno, con la prova dell'avvenuto deposito. È un servizio aggiuntivo e facoltativo: non serve ad assolvere l'obbligo dei dieci anni. A schermo si chiama «Conservazione (eArchive)».
- Conservazione decennale — il presidio che assolve l'obbligo di legge: quanto a lungo i documenti vanno tenuti, per l'art. 31 — da quando decorre il termine per ciascun documento, i blocchi legali che sospendono la cancellazione anche oltre la scadenza, e il registro con cui dimostrare che l'archivio è quello di sempre. A schermo si chiama «Conservazione e blocchi legali».
- Prepara pacchetto autorità — la preparazione di un pacchetto di documenti da consegnare.
Accanto compaiono due indicazioni dell'installazione, in sola lettura: dove sono custoditi i file e il termine di conservazione applicato, dieci anni.
Trovare un documento¶
La ricerca accetta quattro chiavi diverse, e questo è il modo più rapido per arrivare a un documento quando se ne conosce una: il codice che l'archivio gli ha dato, il titolo, il codice che aveva nel modulo da cui proviene, e il codice dell'operazione (nella forma OP-…). Quest'ultima è la via per ritrovare tutte le carte di un atto.
Quattro filtri restringono l'elenco, e si combinano fra loro:
- Famiglia documento — la forma del documento: report, relazione, dossier, fascicolo, policy, procedura, verbale, manuale, certificato, documento firmato, pacchetto di consegna.
- Tipo — a che cosa serve il documento, ed è il filtro più utile per il lavoro quotidiano: normativa, verifica della clientela, instaurazione del rapporto, fascicolo di segnalazione, segnalazione interna, istanza dell'interessato, allegato alla segnalazione, evidenza di controllo, firma, attestato di formazione, report dell'operazione, valutazione del rischio firmata, autovalutazione dello studio adottata, percorso formativo approvato, documento di attivazione, altro documento esterno.
- Stato — dove si trova il documento nel suo ciclo: bozza, in revisione, approvato, vigente, superato, ritirato, archiviato, scartato.
- Origine — da chi è stato prodotto: una persona dello studio, una regola del sistema, una fonte esterna, oppure redatto e sottoscritto nello studio.
Il bottone Filtra applica la scelta, Reset la azzera.
L'elenco¶
Sopra l'elenco la pagina dichiara quanti documenti sono conservati. Ogni voce porta il titolo del documento e, sotto, le informazioni per riconoscerlo: lo stato, la versione, il codice dell'archivio, l'origine, il codice che il documento aveva nel modulo di provenienza, la data e, quando c'è, il nome della persona a cui il documento si riferisce.
I comandi di ogni voce sono Apri, che porta alla scheda, e Scarica, dove il file è disponibile.
La scheda di un documento¶
La scheda è il punto in cui un documento si dimostra. In testa ci sono il titolo, il codice canonico con la versione, e sette indicazioni di sintesi: stato, origine, studio, data di creazione, ultimo aggiornamento, chi lo ha approvato e chi lo ha firmato.
Sotto, la sezione «Identità e tracciabilità documento» raccoglie quello che serve per rispondere a un controllo:
- categoria e appartenenza — di che tipo è il documento e a chi o a cosa si riferisce, per esempio un soggetto in anagrafe;
- origine — da chi è stato prodotto;
- estrazione del testo — se il contenuto è stato reso ricercabile;
- file sorgente e impronta del contenuto — il file conservato e la sigla calcolata su di esso, che cambia se il contenuto cambia: è l'elemento su cui si fonda la dimostrazione che il documento non è stato alterato;
- versione vigente e ultimo snapshot — quale versione vale e qual è l'ultima istantanea registrata;
- documento firmato — quando il tipo di documento lo prevede. Dove non è previsto, la scheda lo dichiara e rimanda alla firma indicata in «Stato» e in «Firmato da».
Seguono la Conservazione — il termine applicato, fino a quando, e da quale fatto decorre — e il Blocco legale, se ne è stato apposto uno. Per entrambi, i dettagli stanno in Conservazione decennale.
Chiude la sezione «Sorgente indicizzata», che dice da dove viene il documento.
Quando la conversione di un documento non riesce¶
Un documento può mostrare lo stato «Conversione fallita» oppure «Servizio di conversione non disponibile»: significa che il testo non è stato estratto e il documento non è consultabile a schermo. Il comando Riprova conversione rilancia l'operazione: il documento passa a «Conversione OCR in corso» e, se riesce, diventa consultabile normalmente. Il file conservato non è intaccato in nessuno dei due casi.
Collegamento con gli altri menu¶
- Le relazioni e le evidenze delle operazioni arrivano da Operazioni AML.
- I documenti d'identità e le verifiche dei soggetti arrivano da Clienti e Diligence.
- Policy, procedure e manuali arrivano dalla Normativa dello studio.
- Le firme e gli attestati arrivano da Il mio studio e dalla Formazione.