Onboarding — Dettaglio pratica¶
La scheda di una singola pratica di onboarding: qui rileggi tutto quello che è stato raccolto sul soggetto e decidi se approvare, rifiutare o chiedere altre informazioni. È il punto in cui una pratica compilata diventa un cliente dello studio — o non lo diventa.
Come ci arrivi¶
Dall'elenco delle Pratiche Onboarding, con il bottone «Dettaglio» sulla riga della pratica.
Che cosa trovi nella pagina¶
La pagina raccoglie in sezioni tutto ciò che è stato compilato, così puoi controllarlo prima di decidere.
Dati Pratica — l'intestazione: Codice Onboarding, Tipo Pratica, Giurisdizione, Stato, Step Corrente, Consenso AML, Email e Telefono di contatto, il Codice cliente (il collegamento alla scheda del soggetto) e tre date:
- Data Creazione — quando la pratica è nata. Non cambia più, qualunque cosa succeda dopo;
- Data Sottomissione — quando la pratica è stata inviata allo studio (un trattino finché è in compilazione);
- Data Decisione — quando la pratica è stata approvata o rifiutata (un trattino finché non è decisa).
Se la registrazione del soggetto è stata annullata perché errata, accanto allo stato compare l'etichetta «Registrazione annullata» e sotto il codice una frase lo spiega: su quella scheda non si lavora più e, se c'è, il collegamento porta al soggetto corretto.
Dati Soggetto — l'anagrafica di chi si sta registrando. Per una persona fisica: cognome, nome, codice fiscale, data di nascita, sesso, indirizzo completo, email e telefono. Per una società, un trust o una ditta: denominazione o ragione sociale, partita IVA, forma giuridica, sede legale, email e telefono.
Documenti — i file caricati: documento d'identità e, per i soggetti diversi dalla persona fisica, i documenti societari.
Adeguata Verifica — le risposte date al questionario: fonte dei fondi, scopo del rapporto, volume delle transazioni, la dichiarazione sulla persona politicamente esposta e la conferma di veridicità. Per i soggetti diversi dalla persona fisica anche frequenza delle transazioni, attività ad alto rischio e dichiarazione sulle sanzioni.
Paesi Operatività — i paesi indicati nella pratica.
Consensi firmati dal cliente — questa sezione compare soltanto sulle pratiche compilate dal cliente in autonomia, e raccoglie i consensi che ha firmato aprendo il link. Sulle pratiche compilate dal notaio non c'è: non essendoci un cliente che firma a distanza, non ci sono consensi da mostrare.
Le decisioni che puoi prendere¶
In cima alla pagina trovi i comandi. Quali compaiono dipende da come è stata compilata la pratica:
| Comando | Pratica compilata dal notaio | Pratica compilata dal cliente |
|---|---|---|
| Approva | sì | sì |
| Rifiuta | sì | sì |
| Richiedi Info | — | sì |
«Richiedi Info» esiste solo per le pratiche compilate dal cliente, ed è coerente: serve a rimandare la pratica a lui perché integri qualcosa. Su una pratica compilata dal notaio non ci sarebbe nessuno a cui rimandarla.
Se la registrazione del soggetto è stata annullata perché errata, la pratica non offre nessuno di questi comandi: resta agli atti nello stato in cui era, anche se era stata sottomessa. Le verifiche si fanno sul soggetto corretto, che la frase sotto «Codice cliente» indica; documenti e firme di questa pratica non vengono trasferiti.
Approvare¶
L'approvazione non è un clic solo: è una procedura di firma in quattro passi.
- Revisione del documento — ti viene mostrato ciò che stai per firmare, e confermi di averlo verificato.
- Accettazione dei termini — spunti la casella e prosegui.
- Firma — apponi la firma.
- Conferma — il sistema dà atto che la firma è stata acquisita.
Al termine la pratica passa a «Approvata», con un riquadro verde in testa alla pagina, e i comandi di decisione spariscono: la pratica è decisa. Nella pagina resta il collegamento alla ricevuta della firma, che attesta chi ha approvato e quando.
Sulle pratiche compilate dal cliente le ricevute sono due e distinte: quella dei consensi firmati dal cliente e quella della tua approvazione. Sono due atti diversi, di due persone diverse, e restano separati.
Che cosa succede dopo l'approvazione: il soggetto entra in anagrafe come cliente dello studio e nasce la sua adeguata verifica, che trovi in «Adeguata verifica (CDD)» con la sua scadenza di revisione. Il livello — ordinaria o rafforzata — dipende da quanto è stato raccolto qui: per esempio, un cliente che si è dichiarato persona politicamente esposta parte in verifica rafforzata.
Rifiutare¶
Con «Rifiuta» si apre una finestra in cui devi scrivere il motivo: non si rifiuta in silenzio. Confermato il rifiuto, la pratica passa a «Rifiutata», con un riquadro che riporta il motivo che hai scritto. Se la pratica era stata compilata dal cliente, anche lui vede l'esito riaprendo il suo link.
Chiedere altre informazioni¶
Con «Richiedi Info» scrivi una nota per il cliente — cosa gli manca, cosa deve correggere. La pratica passa a «Info Richieste» e nella pagina compaiono due riquadri: uno con la nota che hai scritto, uno con il link del cliente, sempre valido, da rimandargli.
Il cliente, riaprendo il suo link, atterra sulla pagina di benvenuto con in evidenza la tua nota, e può riprendere la compilazione da dove serve.
Finché la pratica è in questo stato non è né approvata né rifiutata: è tornata in mano al cliente. E generando un nuovo link per la stessa email non si crea una pratica doppia: il sistema riusa quella già aperta.
Collegamento con gli altri menu¶
- L'elenco da cui arrivi è Pratiche Onboarding.
- Le due strade di compilazione: Procedura guidata (operatore) e Procedura guidata (cliente).
- Dopo l'approvazione, il cliente si consulta nella sua Scheda del soggetto e la sua verifica in Adeguata verifica (CDD).