Autovalutazione — versioni, adozione e documenti¶
Questa scheda accompagna la singola versione dell'autovalutazione: in che stato si trova, che cosa impedisce di adottarla, che cosa produce quando è adottata e che cosa succede quando scade. Come si compila è spiegato in Autovalutazione dello studio.
Gli stati di una versione¶
Bozza. Si salva anche a metà e si riprende. Non cambia nulla per lo studio: finché c'è solo una bozza, l'autovalutazione per il programma non esiste. Se ne tiene una sola alla volta. Si può abbandonare indicandone il motivo — dalla pagina dell'autovalutazione o in fondo al modulo — e resta nello storico come abbandonata.
Adottata. È la versione corrente dello studio. Il contenuto non si modifica più: per cambiarlo si apre una nuova versione.
Superata. Una versione storica, sostituita dall'adozione di un'altra. Resta leggibile esattamente com'era, con la data in cui è stata adottata e quella in cui è stata superata.
Abbandonata. Una bozza lasciata senza adottarla, con il motivo scritto da chi l'ha abbandonata. Resta nell'elenco delle versioni e si rilegge come le altre.
Che cosa impedisce di adottare¶
L'elenco sopra il modulo nomina ogni cosa che manca. I casi che lo fanno comparire:
- manca il contesto, la conclusione o la data di riesame;
- un'area non è valutata, oppure è dichiarata non applicabile senza motivo;
- un presidio operativo o da rafforzare non ha il riscontro che lo dimostra;
- una decisione sulla formazione è rimasta «da valutare»;
- gli indici ponderati sono attivi ma incompleti.
Gli indici sono facoltativi, ma se li attivi diventano obbligatori
La sezione degli indici si può lasciare da parte: non serve ad adottare. Ma se spunti la casella che li attiva, il peso di ciascuna delle sei aree diventa obbligatorio e compare fra le cose che bloccano. Per uscirne: compilarli, oppure togliere la spunta.
Sulla data di riesame c'è un vincolo che conviene conoscere prima: dev'essere successiva alla data di riferimento della valutazione. La proposta del programma è dodici mesi dopo.
Le due modalità¶
Operativa — lo studio opera, e il rischio residuo descrive la situazione attuale. È la sola che soddisfa il requisito: con una valutazione operativa adottata, lo studio può chiudere gli atti.
Prospettica — lo studio non opera ancora. Il rischio residuo è «prospettico» e vale alle condizioni dichiarate. Permette di preparare la formazione, ma non prova che i presidi siano attuati: la prontezza operativa non risulta soddisfatta, e lo studio resta bloccato.
Adottando una versione prospettica al posto di una operativa, il programma chiede una conferma in più, perché la conseguenza è che lo studio smette di essere in regola.
Che cosa produce l'adozione¶
L'adozione congela il documento: il contenuto, la sua forma leggibile, i dati delle fonti, l'autore, l'istante e l'impronta, cioè la sigla calcolata sul contenuto che cambia se il contenuto cambia.
Il documento entra in Archivio Unico e vi resta conservato. Da lì lo si ritrova come ogni altro documento dello studio.
Una firma elettronica si può aggiungere dopo, ed è facoltativa: riguarda esattamente gli stessi contenuti già adottati.
Leggere, stampare, portarsi via¶
Il sinottico è la lettura completa della versione: lo stesso testo del modulo, senza i campi. Da lì si stampa e si scaricano i contenuti in forma testuale. Le versioni storiche si leggono allo stesso modo.
Il sinottico di una bozza dichiara di essere una bozza, così non lo si scambia per il documento adottato. Da lì Continua la compilazione riporta al modulo per correggerla, Vai all'adozione porta alla pagina che la adotta e Torna all'indice riporta alla pagina dell'autovalutazione.
Ritrovare una versione¶
In fondo alla pagina dell'autovalutazione l'elenco «Versioni» raccoglie tutte le versioni dello studio, dalla più recente, venti per pagina. Sopra l'elenco, il campo Ricerca cerca nel numero della versione, nello stato, nella modalità, nell'autore e nel motivo dell'abbandono; la tendina Stato mostra solo le bozze, le adottate, le superate o le abbandonate. Si avvia con Invio o con Cerca e filtra; Azzera filtri torna all'elenco intero. La riga sotto la barra dice quante versioni corrispondono.
Ogni voce ha il suo comando per leggerla: Leggi la bozza per la bozza in corso, Leggi la versione corrente per quella in vigore, Leggi la versione col suo numero per le altre. Gli stessi nomi si trovano nei riquadri in cima alla pagina, e portano alla stessa lettura.
Il riesame¶
La data di riesame la sceglie il notaio. Passata quella data la valutazione resta valida e leggibile, con una riserva visibile che segnala la scadenza.
Due cose si possono registrare senza toccare il testo adottato:
- segnalare un cambiamento che chiede un riesame anticipato — qualcosa è cambiato nello studio o nel contesto;
- registrare l'attuazione delle azioni promesse nella valutazione.
Quando invece serve cambiare il contenuto, si apre una nuova versione.