Ultima revisione: 2026-10-20 12:45

La scheda del soggetto (anagrafe)

La scheda del soggetto è l'identità stabile del cliente in anagrafe: chi è, i suoi dati e i suoi documenti, con lo storico delle chiusure e riaperture. Da qui lo modifichi, lo archivi, lo riattivi e — se la registrazione è sbagliata — la annulli. Raccoglie nome o denominazione, codice fiscale o partita IVA e i documenti che identificano il soggetto. Non va confusa con la pratica di onboarding (come è entrato) né con il Fascicolo / Verifiche AML del cliente (la vista che raccoglie le verifiche): la scheda è l'anagrafe, il punto in cui il dato del soggetto nasce.

Ci arrivi cliccando il nome del soggetto nell'elenco Clienti e Diligence, oppure dall'anagrafe.

Cosa vedi nella pagina

• Dati anagrafici: si consultano in lettura, senza aprire «Modifica». Sempre presenti: il codice, il tipo (persona fisica o giuridica), l'eventuale codice nel gestionale dello studio, il settore (SAE), l'email e il telefono.
  • Per una persona fisica: cognome, nome, codice fiscale, la partita IVA se esercita un'attività, l'identificativo fiscale estero se è un soggetto estero, il sesso, la data di nascita e la residenza.
  • Per una società o ente: denominazione (ragione sociale) ed eventuale nome commerciale, codice fiscale, partita IVA, identificativo fiscale estero se estero, forma giuridica, codice ATECO e sede.
  • Un dato non ancora raccolto è mostrato come «—».
• Stato: Attivo, Archiviato oppure Registrazione annullata (vedi sotto).
• Chiusure e riaperture: lo storico delle archiviazioni e riattivazioni, ciascuna con la data, chi l'ha disposta e il motivo. Se non ce ne sono, la sezione lo dice. Se la registrazione è stata annullata, l'annullamento e il suo motivo si leggono in testa alla scheda: la sezione rimanda lì.
• Rettifiche dei dati: lo storico delle correzioni ai dati anagrafici, dalla più recente: per ogni correzione il valore di prima e quello nuovo, chi l'ha fatta e quando, con motivo e fonte. Se non ce ne sono, la sezione lo dice. Un avviso ricorda che dopo una rettifica dell'identità le verifiche che poggiavano sui dati precedenti (onboarding, adeguata verifica) vanno riesaminate.
• Screening sanzioni/PEP: non è sulla scheda. È una verifica, e la trovi nella carta Screening del Fascicolo e verifiche AML: l'ultimo controllo con data ed esito, i riscontri, oppure «Mai screenato» se non ce n'è stato nessuno.
• In alto, le schede Panoramica, Documenti, Relazioni, Profilo KYC; e i collegamenti rapidi al Fascicolo e verifiche AML, alla Pratica di onboarding e all'Adeguata verifica.

La sezione Documenti

La scheda «Documenti» raccoglie i documenti d'identità del soggetto ed è il punto in cui se ne registra il controllo. Presenta due elenchi, che dicono cose diverse:

• Dati dei documenti dichiarati nell'onboarding — i dati inseriti quando il soggetto è stato acquisito: tipo di documento, numero, ente di rilascio e scadenza. Sono ciò che il cliente ha dichiarato, non ancora una verifica.
• Documenti a registro — i file veri e propri degli stessi documenti: è qui che se ne registra il controllo.

Registrare il controllo. Per ogni documento a registro si sceglie l'esito — valido, invalido o da reinviare — e si annota che cosa si è verificato (per esempio il confronto di nome, data di nascita e numero con l'originale). Il riscontro resta agli atti con il tuo nome e la data. Registrare il controllo non sostituisce il documento: se il file manca, non c'è nulla da controllare.

Lo storico. Un nuovo controllo sullo stesso documento non cancella il precedente: quello di prima resta nello storico «Controlli precedenti». Un esito registrato non si riporta a «non controllato»: un controllo è un fatto agli atti.

Il legame con l'adeguata verifica. Un documento controllato come valido assolve la verifica dell'identità (art. 19) richiesta dall'adeguata verifica: finché il controllo manca, il Workbench lo segnala e offre un collegamento diretto a questa sezione.

Le azioni sulla scheda

In alto a destra trovi i comandi che agiscono sull'identità del soggetto:

• Modifica — corregge o aggiorna i dati anagrafici. Per i dati d'identità (nome o denominazione, codice fiscale, tipo di soggetto, sesso, data di nascita, forma giuridica) la correzione chiede motivo e fonte e resta nello storico «Rettifiche dei dati». Per gli altri dati — recapiti, sede o residenza, ATECO, settore, partita IVA e identificativo estero, codice nel gestionale — l'aggiornamento non è una rettifica dell'identità: non chiede motivo e fonte, ma resta comunque nella sezione «Rettifiche dei dati».
• Archivia — mette da parte un cliente che non è più operativo (vedi sotto). Diventa Riattiva soggetto quando il cliente è già archiviato.
• Annulla registrazione errata — è un'altra cosa: serve quando la registrazione è sbagliata (tipo errato, doppione, identità di un altro), non quando il cliente è semplicemente non più operativo.

Archiviare un cliente

Archivia è il gesto con cui dichiari che quel cliente non è più fra i tuoi clienti operativi. Non è una cancellazione: niente viene eliminato — fascicolo, verifiche, documenti ed evidenze restano agli atti e consultabili. È un'azione reversibile.

Quando si usa. I casi tipici sono un'anagrafica doppia creata per errore, un soggetto mai diventato cliente (onboarding abbandonato), un rapporto cessato che non deve più comparire fra i clienti attivi.

Come funziona.

1. Premi Archivia. Una finestra riepiloga cosa comporta e chiede il motivo (resta agli atti con chi l'ha disposto e quando; almeno 10 caratteri).
2. Alla conferma il cliente esce dai clienti operativi di «Clienti e Diligence»: lo ritrovi con il filtro Archiviati. Se ha un onboarding ancora aperto, la sua riga resta ma è dichiarata Archiviato.
3. Il suo fascicolo resta consultabile con fonti e storia, ma verifiche e determinazioni tornano solo dopo la riattivazione; le pratiche e i documenti già acquisiti restano agli atti.

Riattivare. La scheda dell'archiviato si apre normalmente e mostra il bottone Riattiva soggetto: un clic e il cliente torna fra gli operativi, con il fascicolo di nuovo pieno. La riattivazione si fa da questa stessa scheda; ci arrivi cliccando il nome del cliente nell'elenco con il filtro Archiviati attivo.

In archivio i dati non si modificano. Finché il cliente resta archiviato la sua scheda si consulta e l'unica azione disponibile è «Riattiva soggetto»: «Modifica» non viene offerta e la pagina di modifica non è raggiungibile. Per correggere un dato, prima si riattiva il cliente.

Archivia non è «Annulla registrazione errata»

Archivia serve per un cliente vero che non è più operativo, e si può riattivare. Se invece la registrazione è sbagliata (tipo errato, doppione, identità di un altro), si usa Annulla registrazione errata: è il percorso descritto qui sotto, e non si torna indietro.

Annullare una registrazione errata

Annulla registrazione errata dichiara che quella registrazione non doveva esistere: il tipo di soggetto è sbagliato, la stessa persona è finita in anagrafe due volte, la scheda porta l'identità di un altro, oppure il soggetto è stato caricato per sbaglio. Non è una cancellazione e non è un'archiviazione: la registrazione resta agli atti, chiusa, e non si riattiva mai più.

Come funziona.

1. Premi Annulla registrazione errata. Il pannello che si apre elenca che cosa poggia su quella registrazione — per esempio l'onboarding, l'adeguata verifica, la verifica dell'azienda, i legami di titolarità — e ricorda che quelle cose restano lì e non passano al soggetto corretto.
2. Indichi a chi rimanda la registrazione sbagliata. Il campo propone i soggetti attivi dello studio con nome, codice fiscale e tipo; scelto il soggetto, un'anteprima conferma a chi rimanderà. Se scrivi un codice che non esiste, l'applicazione lo dice.
3. Se invece non c'è alcun soggetto corretto — il caso del caricamento per sbaglio — spunti la casella «Caricamento errato: non c'è un soggetto corretto a cui rimandare». La casella compare solo quando sulla registrazione non poggia ancora nulla (vedi sotto).
4. Scrivi il motivo (almeno 10 caratteri): resta agli atti con il tuo nome e la data.
5. «Continua: rivedi e conferma» porta a una pagina dedicata, che mette a confronto la registrazione da annullare e il soggetto a cui rimanderà — nome, codice cliente, codice fiscale e tipo di entrambi — con il motivo che hai scritto e un collegamento per aprire la scheda del soggetto corretto prima di decidere. Questa pagina non annulla nulla: fino a quando non premi «Conferma l'annullamento» non viene scritto niente, e «Torna alla scheda» lascia tutto com'era.

Cosa trovi dopo, sulla scheda annullata. Lo stato diventa Registrazione annullata e la scheda dichiara in testa quando è stata annullata, da chi, con il motivo; indica il soggetto registrato correttamente, cliccabile, oppure — nel caso del caricamento errato — che non rimanda a un altro soggetto. L'annullamento resta anche nello storico. La scheda è in sola lettura: non ci sono più «Modifica», «Archivia» né altre azioni, e la pagina di modifica non è più raggiungibile. Anche la pagina del rischio di quella registrazione lo dice in testa: le valutazioni fatte prima restano consultabili, ma il rischio non si ricalcola più, né con un comando né con il ricalcolo notturno.

Quando serve per forza indicare il soggetto corretto. La casella «Caricamento errato» viene offerta solo su una registrazione su cui non poggia nulla: nessuna pratica sottomessa, adeguata verifica, verifica KYC o KYB, titolarità effettiva, legame, documento o riscontro. Una pratica appena aperta e lasciata al passo «Dati» rientra in questo caso. Appena però si va oltre — per una società basta inserire i titolari effettivi, che portano con sé la verifica dell'azienda e i legami — la casella non viene più offerta e l'annullamento richiede di indicare il soggetto corretto.

Dove la ritrovi. Le registrazioni annullate escono dai clienti operativi e si consultano in Clienti e Diligence con la vista Archiviati, insieme ai clienti archiviati. Poiché sono due cose diverse, la vista offre il filtro «Solo archiviati» / «Solo registrazioni annullate», e la riga di una registrazione annullata porta il suo badge.

Se il soggetto era una parte di un atto. Le parti dell'atto sono dati dell'atto e non si spostano: annullare la registrazione non tocca l'atto e non blocca le altre parti. Nella Completezza identità dell'operazione la riga di quella parte dichiara che la registrazione è stata annullata perché errata, che la pratica resta agli atti e che la parte va presa in carico sul soggetto corretto, con un collegamento per aprirne la scheda; l'invito «Prendi in carico e avvia l'onboarding» torna disponibile, così quella parte si può identificare di nuovo. La nuova presa in carico crea una nuova registrazione: quella annullata non torna in vita.

Collegamento con gli altri menu

• Il Fascicolo / Verifiche AML del cliente raccoglie in un punto solo tutte le verifiche legate all'identità.
• I documenti del soggetto sono consultabili anche in Archivio Unico.