La scheda di un documento¶
Facendo clic su una riga dell'elenco della Normativa apri la scheda del documento: è il posto dove leggi il contenuto, ne segui la storia e usi tutti i comandi disponibili. Questa pagina raccoglie tutte le funzioni della scheda; le sezioni più dense potranno diventare approfondimenti dedicati man mano che serve.
Identità e tracciabilità¶
In testa alla scheda un riquadro riassume l'identità del documento: codice, tipo, a chi appartiene, origine (regola del sistema o persona dello studio), stato dell'estrazione del testo, file sorgente, versione in vigore, un'impronta che identifica il contenuto, l'ultimo snapshot conservato ed eventuali informazioni di conservazione (dieci anni) e blocco legale. Serve a sapere, in ogni momento, di quale documento si tratta e in quale stato si trova.
Il contenuto e i capitoli¶
Il corpo del documento è organizzato in capitoli. Puoi aggiungere un capitolo con «Aggiungi Capitolo» e modificarne il testo con «Modifica». È lo strumento di redazione interno; nella pratica, quando si tratta di adottare un documento già pronto, si carica un file e se ne aggiorna la versione (vedi «Storico Versioni»).
La barra dei comandi¶
Sotto l'intestazione trovi i comandi sempre disponibili sul documento:
- Storico Versioni — l'elenco delle versioni e il caricamento di una nuova versione;
- Lifecycle — la cronologia verificabile di ciò che è accaduto al documento;
- Proposte NDA — la coda di proposte di aggiornamento da rivedere;
- Carica nuova versione — per allegare un nuovo file come versione.
Storico Versioni¶
Ogni documento tiene traccia della propria storia: a mano a mano che cambia, il sistema conserva le versioni precedenti invece di sovrascriverle. Il comando «Storico Versioni» apre la tabella con tutte le versioni, dalla più recente alla più vecchia. Per ognuna trovi numero di versione, data e ora, autore, tipo e motivo della modifica, un'impronta del contenuto e lo stato (la versione in uso è contrassegnata come «Corrente»).
Ogni versione conserva il proprio file. Le versioni caricate come file riportano il nome del documento come collegamento: cliccandolo scarichi quella specifica versione. Scaricando una versione precedente ottieni esattamente il documento di allora, non quello dell'ultima versione: è la garanzia che serve in una verifica ispettiva, dove conta il documento che era in vigore in quel momento. Ogni versione riporta anche «Leggi il testo estratto», per consultare il testo che il sistema ha ricavato dal file.
Caricare e adottare una nuova versione¶
Il comando «Carica nuova versione» apre un modulo dove alleghi un file PDF (obbligatorio, solo PDF, fino a 25 MB) e indichi il motivo della modifica. Dopo il caricamento il sistema estrae automaticamente il testo dal PDF e la nuova versione compare in cima allo Storico. Senza allegare un PDF il caricamento non procede.
Una versione appena caricata non entra subito in vigore: resta in stato «Da adottare» e la versione precedente rimane quella corrente. La scheda lo segnala con un avviso, così la nuova versione non aspetta in silenzio nello Storico. Per metterla in vigore usa il comando «Adotta» sulla versione: da quel momento diventa la versione corrente del documento.
Se il PDF caricato è una scansione priva di testo, il sistema non riesce a leggerne il contenuto: compare l'avviso «Estrazione del testo non riuscita» e nessuna nuova versione viene creata. In quel caso puoi «Riprovare l'estrazione» oppure «Caricare un altro PDF» con un file leggibile.
Il ciclo di vita e gli stati¶
Un documento attraversa una sequenza di stati: Bozza → In revisione → Approvato → Vigente, e da vigente può poi diventare Superato (quando una nuova versione ne prende il posto) o Ritirato. La riga «Azioni:» della scheda mostra, di volta in volta, il passo disponibile in base allo stato:
- da Bozza si usa «Invia in Revisione»;
- da In revisione si usa «Approva»;
- da Approvato si usa «Pubblica», che porta il documento in vigore;
- da Vigente si può «Ritira», indicando un motivo (richiesto).
Il primo passaggio ha una condizione: un documento senza capitoli non può essere inviato in revisione né pubblicato. Se ci provi, il documento resta in Bozza e compare un avviso che te ne spiega il motivo. Aggiungi almeno un capitolo con «Aggiungi Capitolo» e il passaggio va a buon fine.
Chi approva: prevista e avvenuta¶
Se alla creazione hai indicato chi dovrà approvare il documento, l'intestazione della scheda lo riporta come «Approvazione prevista» seguito dall'organo scelto. È una destinazione dichiarata, non un atto compiuto: finché quella dicitura è lì, il documento non è approvato.
Quando l'approvazione avviene, la formula cambia: al suo posto compaiono «Approvato da», con chi ha compiuto il passo, e «Approvato il», con la data. La presenza della data è ciò che distingue un'approvazione avvenuta da una soltanto prevista.
Il comando Lifecycle apre la cronologia completa e verificabile di questi passaggi (invio in revisione, approvazione, nuova versione, pubblicazione, ritiro): è una vista di sola lettura che documenta chi ha fatto cosa e quando.
Proposte di aggiornamento¶
Il comando «Proposte NDA» apre la coda delle proposte di aggiornamento del documento, da rivedere e approvare o rigettare. È una funzione di revisione dedicata, descritta nella scheda «Proposte di aggiornamento».