Normativa — Elenco documenti¶
L'area Normativa raccoglie i documenti che governano l'attività antiriciclaggio dello studio: policy, procedure, manuali, allegati, termini di servizio. È il posto dove consulti questi documenti, ne segui lo stato e li tieni aggiornati. Ci arrivi dal menu, alla voce «Normativa».
Da dove arrivano i documenti¶
I documenti hanno due provenienze, indicate nella colonna «Origine»:
- Regola del sistema: documenti precaricati all'attivazione dello studio (per esempio la procedura per le segnalazioni o i termini di servizio della piattaforma). Sono il corredo normativo di base, già pronti da rivedere e portare in vigore.
- Persona dello studio: documenti creati o gestiti dallo studio, tipicamente le policy e le procedure che il notaio adotta come proprie.
Alla prima attivazione molti documenti sono in stato «Bozza»: finché non vengono portati in vigore, alcuni compaiono come avviso da sistemare in «Il mio studio».
Cosa vedi nell'elenco¶
La pagina mostra la tabella dei documenti con queste colonne:
- Codice e Titolo del documento;
- Tipo del documento, fra i nove previsti: Policy, Manuale, Procedura, Allegato, Provvedimento, Schema di rapporto, Linee guida, Circolare, Nota operativa;
- Stato, con un colore che ne indica la fase: Bozza, In revisione, Approvato, Vigente, Superato, Ritirato;
- Origine (regola del sistema o persona dello studio);
- OCR, cioè l'esito dell'estrazione automatica del testo dai file caricati;
- Versione corrente e Ultima modifica.
In alto trovi i filtri per Tipo e Stato e la ricerca testuale; quando i documenti sono molti, l'elenco è suddiviso in pagine. Fai clic su una riga per aprire la scheda del documento, dove trovi contenuto, versioni e comandi (vedi «La scheda di un documento»).
Creare un nuovo documento¶
Il bottone «Nuovo Documento», in alto a destra, apre un modulo dove indichi il Tipo e il Titolo del documento e, facoltativamente, chi dovrà approvarlo: il Notaio oppure il Responsabile della Funzione Antiriciclaggio. È un'indicazione di destinazione, non un'approvazione: compilarla non approva il documento e non abbrevia il percorso.
Il documento appena creato nasce in stato Bozza, che tu abbia indicato o no chi dovrà approvarlo. Se l'hai indicato, la sua scheda lo riporta come «Approvazione prevista», seguito dall'organo scelto. Solo quando l'approvazione avviene davvero la scheda cambia formula e dichiara chi ha approvato e in che data: la firma del notaio vale come verbale.
Da lì il documento segue il percorso di approvazione fino a entrare in vigore. Quel percorso, insieme a tutte le funzioni disponibili sul documento, è descritto nella scheda «La scheda di un documento».