Onboarding — Procedura guidata (operatore)¶
La procedura passo-passo con cui l'operatore avvia l'onboarding di un soggetto: si sceglie chi si sta registrando e si compilano i suoi dati, a partire dagli identificativi fiscali.
Come si avvia una pratica¶
Da Clienti e Diligence apri Onboarding e scegli il tipo di soggetto che stai registrando, poi la sua giurisdizione (Italia o estero) e premi Avvia Pratica. I tipi disponibili sono quattro:
- Persona Fisica — un individuo.
- Società — una società commerciale (S.r.l., S.p.A., S.a.s., S.n.c., cooperativa…).
- Ditta Individuale — un'attività d'impresa che fa capo a una persona.
- Trust / Associazione — enti come associazioni, fondazioni, trust.
La scelta del tipo cambia i dati richiesti nel passo «Dati»: una società ha una ragione sociale e una partita IVA, una persona ha nome, cognome e data di nascita, e così via.
Gli identificativi fiscali¶
Ogni soggetto ha un'identità fiscale. Il sistema la gestisce con tre campi, non con uno solo:
- Codice fiscale — è la chiave d'identità: serve a riconoscere il soggetto ed evitare i doppioni.
- Partita IVA — il numero dell'attività, quando c'è.
- Identificativo fiscale estero — il codice fiscale del paese estero, per i soggetti non italiani.
Quali sono obbligatori dipende dal tipo di soggetto. Serve sempre almeno un identificativo: se manca, il passo «Dati» non prosegue e ti dice quale campo compilare.
| Soggetto | Cosa chiede il passo «Dati» |
|---|---|
| Società commerciale (S.r.l., S.p.A., S.a.s., S.n.c., cooperativa) | Partita IVA obbligatoria; il codice fiscale solo se diverso. Per la società italiana i due numeri di solito coincidono. |
| Ditta Individuale | Partita IVA e codice fiscale del titolare, entrambi obbligatori: sono due numeri diversi (la persona e la sua attività). |
| Professionista (persona fisica con attività) | Codice fiscale della persona; la partita IVA è un campo facoltativo, se esercita un'attività d'impresa o professionale. |
| Associazione, fondazione, trust | Il codice fiscale dell'ente; la partita IVA è facoltativa (molti enti non ce l'hanno). |
| Soggetto estero (società o persona) | L'identificativo fiscale estero; basta questo, senza codice fiscale italiano. Si può aggiungere la partita IVA italiana se c'è. |
Un dato non raccolto non blocca la scheda: sulla scheda del soggetto si legge «—».
Casi particolari¶
- La ditta individuale è la persona del titolare. Ha il codice fiscale del titolare, quindi non è un soggetto separato. Per questo il passo «Dati» della ditta chiede in testa nome e cognome del titolare, poi i dati della ditta: senza nome e cognome non si prosegue. Se il titolare non è ancora in anagrafe, nasce la sua scheda di persona (tipo «PF»), con il codice fiscale e la partita IVA della ditta. Se è già in anagrafe, il passo lo dice — «è la stessa persona» — e ti invita ad aggiungere la partita IVA della ditta dalla sua scheda, con «Modifica», senza creare un doppione.
- La forma giuridica della ditta. Per la ditta individuale il passo «Dati» ha una sola voce, «Impresa individuale», già scelta. Le forme delle società (S.r.l., S.p.A. e le altre) si scelgono solo nella procedura della società.
- Persona o ditta, atto per atto. Persona e ditta hanno la stessa scheda. Se in un atto la persona agisce per la sua ditta, lo dichiari nella scheda dell'atto: tabella «Parti», colonna «Veste», scegli «Nell'attività della ditta individuale» e scrivi denominazione e partita IVA della ditta, poi «Registra». La scelta vale solo per quell'atto e si può correggere finché l'atto è aperto. La relazione dell'atto la riporta accanto al ruolo della parte, nel riquadro «Parti e soggetti». Una relazione già generata non cambia da sola: se dichiari o correggi la veste dopo averla generata, premi «Rigenera» nella relazione.
- Ritrovare un soggetto. La ricerca in anagrafe trova il soggetto anche digitando la partita IVA o l'identificativo estero, non solo il nome o il codice fiscale.
- Correggere o aggiungere un numero dopo. La partita IVA e l'identificativo estero si possono aggiungere in un secondo momento dalla scheda del soggetto, con «Modifica»: aggiungerli non è una rettifica dell'identità (non chiede motivo e fonte), ma resta comunque nello storico delle modifiche.
Come vengono separati Nome e Cognome nell'onboarding di una persona fisica¶
Quando serve. Questa separazione automatica riguarda il caso in cui non parti da zero, ma completi l'onboarding di un soggetto che arriva da un'operazione (intake): lì la parte è indicata con un campo unico (nome e cognome insieme, come compaiono nell'atto), e il sistema deve dividerlo in Nome e Cognome. Se invece avvii una pratica da zero, sei tu a digitare Nome e Cognome in due campi separati e questa logica non entra in gioco.
Il campo unico della parte nell'atto non viene separato soltanto in base all'ordine delle parole. Se è disponibile un codice fiscale italiano valido, il sistema confronta le combinazioni possibili con i codici di cognome e nome contenuti nei primi sei caratteri: perciò riconosce sia «Mario Rossi» sia «Rossi Mario», oltre a nomi multipli e cognomi composti. Il codice fiscale serve solo a scegliere tra le parole già presenti nell'atto, mai a inventare dati. Se il codice fiscale manca, è estero, non è valido oppure non dà una soluzione univoca, viene usata la convenzione «Nome … Cognome», mantenendo unite le particelle dei cognomi composti, ad esempio «Giovanni Battista / Della Casa». Il notaio può comunque correggere i campi nel wizard prima della consegna.
Il passo «Adeguata Verifica»¶
Dopo i dati del soggetto e i documenti, il wizard chiede di compilare il questionario di adeguata verifica: poche domande sul cliente e sul rapporto che si sta aprendo. È il passo che chiude la pratica: finché una risposta manca, il pulsante Continua resta spento e la pratica non si può consegnare.
Le domande che compaiono dipendono da chi stai registrando. Per una persona fisica sono cinque:
- Fonte dei fondi — da dove arriva il denaro del cliente (reddito da lavoro, attività imprenditoriale, investimenti, eredità o donazione, altro).
- Scopo del rapporto — perché il cliente si rivolge allo studio (gestione patrimoniale, operazioni commerciali, investimenti, servizi di pagamento, altro).
- Volume transazioni mensile — la fascia di importo attesa.
- Dichiarazione sulla persona politicamente esposta — tre risposte possibili: «Confermo - Non PEP», «Sono PEP» oppure «Ricopro una carica politica locale che non mi rende PEP (PIL)».
- Conferma di veridicità — la casella con cui il cliente dichiara che le informazioni fornite sono complete e veritiere.
Per una società, un trust o una ditta se ne aggiungono altre tre: la frequenza delle transazioni, le eventuali attività ad alto rischio (più voci insieme, ma «Nessuna» esclude le altre) e la dichiarazione di non essere soggetto a sanzioni internazionali.
Se il pulsante «Continua» resta spento. Vuol dire che almeno una risposta manca. In fondo al passo compare un avviso che elenca per nome le domande ancora senza risposta: non devi ricontrollarle una per una, basta leggere l'elenco e completare quelle indicate. Man mano che rispondi, le voci spariscono dall'elenco, e quando non ne resta nessuna l'avviso scompare e «Continua» si accende.
Che cosa comporta dichiarare che il cliente è una persona politicamente esposta¶
Non è una risposta come le altre: cambia il modo in cui lo studio dovrà seguire quel cliente. Scegliendo «Sono PEP», una volta approvata la pratica:
- l'adeguata verifica del cliente nasce rafforzata invece che ordinaria, e lo resta a prescindere da quanto rischioso risulti per gli altri aspetti;
- la condizione compare fra i fattori di rischio della sua scheda, così chi la esamina sa perché la verifica è più intensa;
- la revisione periodica scade prima: circa sei mesi invece dei dodici previsti per un cliente ordinario.
Scegliendo «Confermo - Non PEP» nulla di tutto questo si attiva — il che non esclude che la verifica diventi comunque rafforzata per altri motivi, per esempio un riscontro su liste di sanzioni o notizie negative.
Il politico locale (PIL)¶
Le cariche politiche locali più alte rendono persona politicamente esposta per legge (art. 1, comma 2, lettera dd) del D.Lgs. 231/2007): presidente di regione, assessore e consigliere regionale, sindaco di un capoluogo di provincia o di una città metropolitana, sindaco di un comune con almeno 15.000 abitanti. Chi le ricopre risponde «Sono PEP».
Le cariche locali sotto quelle soglie — per esempio consigliere o assessore comunale, sindaco di un comune più piccolo — non rendono PEP: il cliente risponde «Ricopro una carica politica locale che non mi rende PEP (PIL)». Per un titolare effettivo si spunta, nel passo dei titolari effettivi, «Politico locale non PEP per legge (PIL)»; le due caselle si escludono, e se la carica rende PEP vale la PEP.
La dichiarazione PIL non rende rafforzata la verifica, perché la legge non lo prevede. Nel Workbench dell'adeguata verifica il riquadro del rischio mostra la riga «Politico locale (PIL)» con la sua fonte: la dichiarazione del cliente, oppure il nome del titolare effettivo. Quanto pesi lo decide lo studio: nella configurazione del rischio si aggiunge una regola sulla dimensione «Politico locale (PIL)» con condizione «si». Finché la regola manca, il Workbench dice che la valutazione PIL è da completare e che il livello indicato è un calcolo parziale.
Stato attuale: cosa il sistema non intercetta ancora¶
Alcune parti di questo percorso sono coperte, altre sono ancora da completare. Ecco il quadro, in chiaro:
Collegamento con gli altri menu¶
- La lista delle pratiche avviate è in Pratiche Onboarding.
- L'identità del soggetto, una volta creato, si consulta e si corregge nella sua Scheda del soggetto.