Documenti con la conservazione ferma¶
Perché i dieci anni di conservazione possano decorrere serve una data da cui contarli: la data dell'atto, la chiusura del rapporto con il soggetto, la trasmissione della segnalazione. Finché quella data non c'è, il termine non parte — e il documento resta conservato, perché la cancellazione automatica non tocca ciò che non ha una scadenza certa.
Questa pagina elenca quei documenti, uno per uno, e per ciascuno dice di chi è e che cosa gli manca. Ci arrivi da Conservazione decennale, dalla carta «Documenti con la conservazione ferma».
Due situazioni diverse, da non confondere¶
In testa alla pagina i documenti sono divisi in due gruppi, con i rispettivi conteggi.
In attesa della data. La data arriverà nel corso del lavoro: quando l'atto si conclude, quando si registra la cessazione del rapporto con il cliente (dalla sua scheda), quando la segnalazione viene trasmessa. Sono documenti in transito: basta che il lavoro faccia il suo corso.
Senza una data prevista. Per la loro categoria o per il loro esito la data non arriverà: restano conservati senza scadenza. Non c'è niente da aspettare né da fare.
La distinzione conta: il primo gruppo si svuota da sé, il secondo no. Il filtro «La data» permette di guardare un gruppo alla volta.
Trovare un documento¶
La ricerca accetta parole diverse e lo dichiara: guarda il titolo e il codice del documento, il nome e il codice del soggetto, il codice e il titolo dell'atto, il codice della segnalazione e la categoria. Si può quindi cercare per cognome, per tipo di documento o per codice dell'operazione.
Il filtro «Perché è ferma» restringe per motivo. I motivi previsti sono tredici, e comprendono sia le attese ordinarie — atto non ancora concluso, soggetto non archiviato, segnalazione non trasmessa — sia i casi in cui qualcosa non quadra, come un atto o un soggetto che il documento cita ma che non si ritrova.
Il bottone Cerca e filtra applica la scelta. Sopra l'elenco la pagina dichiara quante righe sta mostrando sul totale, e Scarica l'elenco (CSV) porta via quello che vedi.
L'elenco mostra ciò che il tuo ruolo può vedere
Vi compaiono i documenti delle categorie che il tuo ruolo consulta: una persona con meno visibilità vede meno righe, e il conteggio cambia di conseguenza.
Che cosa dice ogni riga¶
| Colonna | Che cosa riporta |
|---|---|
| Documento | il titolo e, sotto, il codice che l'archivio gli ha assegnato. Il titolo apre la scheda del documento |
| Categoria | a che cosa serve il documento: verifica della clientela, documento di attivazione, e così via |
| Di chi è | il soggetto, con nome e codice, e il collegamento alla sua scheda. Per i documenti dello studio dice «Lo studio» |
| Entrato in archivio | la data in cui il documento è stato conservato |
| Perché è ferma | l'etichetta del gruppo e la spiegazione in chiaro |
La colonna «Perché è ferma» è quella che fa il lavoro: non dice che manca un dato, dice che cosa deve succedere perché la data arrivi. Per esempio:
- Il cliente Ferrari Luca (ANA-000001) è parte dell'atto OP-8329df71 «Compravendita…», non ancora concluso: i dieci anni decorrono dall'ultimo atto concluso del cliente — con il collegamento «Apri l'atto» per andarci;
- Il cliente Greco Stefano (ANA-000003) non è parte di atti conclusi e la cessazione della prestazione o del rapporto non è registrata. I dieci anni decorrono dalla cessazione, che si registra sulla scheda del cliente («Cessazione del rapporto»);
- Per la categoria «Documento di attivazione» non è prevista una data da cui far decorrere i dieci anni: il documento resta conservato, senza scadenza.
Come si sblocca un documento¶
Non esiste un comando su questa pagina: la data arriva dal lavoro, non da qui. A seconda del motivo:
- atto non ancora concluso — si conclude l'atto, e il termine parte dalla sua data;
- rapporto con il cliente in corso — si registra la cessazione del rapporto dalla scheda del cliente, con il comando «Registra la cessazione» (data, motivazione e riferimento): da quella data decorrono i dieci anni. Archiviare il cliente non fa partire il termine;
- segnalazione non trasmessa — il termine parte dalla trasmissione all'UIF.
La scrittura non è immediata: le date arrivate vengono registrate dalla ricognizione notturna, quindi un documento sistemato oggi lascia questo elenco il giorno dopo.
Collegamento con gli altri menu¶
- La pagina da cui si arriva, con le regole del termine e i blocchi legali, è Conservazione decennale.
- La scheda del singolo documento sta in Archivio Unico e ripete, nella sua riga della conservazione, che il termine è fermo.
- I soggetti si archiviano da Clienti e Diligence, sulla scheda del soggetto.