Pacchetto per le autorità¶
Quando arriva una richiesta ispettiva — dalla Guardia di Finanza, dall'Unità di Informazione Finanziaria, da un'autorità di vigilanza — questa pagina prepara in un colpo solo tutto il materiale da consegnare: i documenti firmati, le evidenze dei controlli, l'elenco di ciò che il pacchetto contiene e la lista del materiale consegnato. Si evita così di raccogliere le carte a mano, e resta agli atti che cosa è stato dato e perché.
Ci arrivi dall'Archivio Unico, con il comando «Prepara pacchetto autorità».
Che cosa dichiarare¶
Titolo. Il nome con cui ritroverai il pacchetto.
Ambito. Due possibilità, e la scelta cambia tutto il resto:
- tutto lo studio — il pacchetto raccoglie il materiale di tutta l'attività;
- una singola operazione — il pacchetto si restringe a un atto, e in questo caso il codice dell'operazione è obbligatorio.
Periodo. Da quando a quando, per limitare la raccolta all'arco di tempo richiesto.
Motivazione della consegna. Perché il pacchetto viene preparato: è l'informazione che resta agli atti e che spiega, a distanza di tempo, in risposta a che cosa è stato consegnato.
Le tre scelte su cosa includere¶
Tre interruttori decidono il contenuto, e vale la pena fermarsi sul primo.
Includi le segnalazioni di operazione sospetta. Se non lo spunti, i fascicoli delle segnalazioni restano fuori dal pacchetto — e questo vale anche quando l'ambito è una singola operazione e l'archivio attribuisce quelle segnalazioni proprio a quell'atto. È una scelta da fare consapevolmente: un pacchetto che dovrebbe contenerle e non le contiene è incompleto, e dall'elenco del materiale non si vede che manca qualcosa che esisteva.
Includi i documenti superati. Aggiunge le versioni non più vigenti, quando interessa ricostruire la storia e non solo lo stato attuale.
Includi i documenti sotto blocco legale. Aggiunge i documenti trattenuti da un vincolo, di cui si parla in Conservazione decennale.
Guardare prima di creare¶
La sezione «Composizione proposta per questo ambito» mostra l'elenco dei documenti che il pacchetto conterrà con le impostazioni scelte, e dichiara quanti sono. Per ciascuno si legge il codice, il titolo, il tipo e la sezione del pacchetto in cui finirà.
La composizione non si aggiorna da sé
Se cambi l'ambito o gli interruttori, l'elenco mostrato resta quello di prima: premi «Aggiorna composizione» per rivederlo, e controllalo prima di creare il pacchetto. Altrimenti rischi di consegnare qualcosa di diverso da quello che credi.
Quando l'elenco è quello giusto, «Crea pacchetto» lo genera. Il pacchetto creato resta in archivio come documento della famiglia «pacchetto di consegna», ritrovabile dall'Archivio Unico come tutti gli altri.
Creato il pacchetto, si apre la sua scheda: sotto il titolo una riga ne riassume il codice, l'ambito (con il codice dell'operazione, se riguarda un solo atto) e lo stato, per esempio «Pronto per la consegna»; più sotto il formato del file da consegnare.
Collegamento con gli altri menu¶
- I documenti che il pacchetto raccoglie stanno nell'Archivio Unico.
- I blocchi legali e il termine di conservazione sono in Conservazione decennale.